Rechnung mahnen – aber richtig! Ein kleiner Ratgeber.

Als Unternehmer müssen Sie wahrscheinlich häufig eine Rechnung mahnen. Gerade kleinen und mittleren Unternehmen können unbezahlte Beträge auf die Substanz gehen. Das Mahnwesen ist ein wichtiges Instrument, um diese Forderungen ohne Gerichtsverfahren einzutreiben.

Doch wie alles, was mit Geld zu tun hat, birgt auch das Mahnwesen einige Fallstricke. Wie schreibe ich eine Mahnung richtig? Wie oft sollte man eine Rechnung mahnen? Und: Wie schaffe ich es, für die pünktliche Zahlung von Rechnungen zu sorgen, ohne den Kunden zu vergraulen?

In diesem Artikel erläutern wir die wichtigsten Aspekte des Mahnwesens und geben praktische und wertvolle Tipps, wie Sie dieses Instrument effektiv und souverän in Ihrem Geschäftsumfeld einsetzen können.

Überblick

• Was genau ist eine Mahnung?
• Zahlungserinnerung vs. Mahnung
• Wann sollte man eine Rechnung mahnen?
• Die Bestandteile einer Mahnung
• Einschlägige gesetzliche Bestimmungen in DE/AT
• Wenn der Kunden trotz allen nicht zahlt…was dann?

Legen wir los!

Was genau ist eine „Mahnung“?

Eine Mahnung ist eine schriftliche Aufforderung an einen Schuldner, eine fällige Zahlung zu leisten. Sie informiert den Schuldner über seinen Zahlungsverzug und gibt ihm die Möglichkeit, die offene Forderung zu begleichen und weitere gerichtliche Schritte zu vermeiden.

In der Praxis besteht das Mahnverfahren häufig aus drei Mahnstufen – die genaue Ausgestaltung des Mahnverfahrens hängt jedoch von den konkreten Umständen des Einzelfalls ab.

Zahlungserinnerung vs. Mahnung

Die Begriffe „Zahlungserinnerung“ und „Mahnung“ werden oft synonym verwendet. Es gibt jedoch einen wichtigen Unterschied zwischen den zwei Instrumenten: Die Zahlungserinnerung ist die erste schriftliche Mitteilung an den Kunden, dass eine Zahlung aussteht. Sie ist freundlicher im Ton und erinnert den Kunden lediglich an die ausstehende Zahlung. Im hektischen Büroalltag kann es schon mal passieren, dass eine Rechnung in Vergessenheit gerät. Eine freundliche Erinnerung ist oft alles, was nötig ist, um die Sache zu erledigen.

Die Mahnung hingegen ist bereits ein deutlicheres Signal. Sie enthält eine konkrete Zahlungsaufforderung und eine Zahlungsfrist. Darüber hinaus weist die Mahnung den Kunden auf die möglichen Folgen eines weiteren Zahlungsverzugs hin.

Wann soll man eine Rechnung mahnen?

Als Unternehmer sollten Sie sich in den folgenden Situationen überlegen, eine Mahnung an den Kunden zu verschicken:

• Die Zahlungsfrist ist abgelaufen: Sobald die ursprünglich vereinbarte oder in Ihren Geschäftsbedingungen festgelegte Zahlungsfrist verstrichen ist, kann (theoretisch) eine Mahnung verschickt werden. In vielen Fällen reicht jedoch eine Zahlungserinnerung als erster Schritt aus. Wenn der Kunde jedoch bereits mehrfach in Zahlungsverzug geraten ist, kann es effizienter sein, ihm direkt eine Mahnung zu schicken.
• Die vorherige Zahlungserinnerung blieb unbeantwortet: Wenn Sie bereits eine freundliche Zahlungserinnerung verschickt haben und der Kunde dennoch nicht die ausstehende Zahlung geleistet hat, sollten Sie die Rechnung mahnen. Dies zeigt, dass die Angelegenheit ernster wird.
• Der Kunde hat keine berechtigten Einwände: Bevor Sie eine Zahlungserinnerung oder Mahnung schicken, prüfen Sie Ihre Aufzeichnungen genau und stellen Sie sicher, dass der Kunde keine nachvollziehbaren Gründe für die Verzögerung der Zahlung hat. Falls er solche Einwände hat, bringt eine Mahnung unnötig Ärger in die Sache rein. Reden Sie lieber mit dem Kunden und versuchen Sie eine einvernehmliche Lösung zu finden, um seine Einwände aus dem Weg zu räumen.
• Die offene Forderung ist erheblich: Ist der ausstehende Betrag recht groß und für Ihr Unternehmen von erheblicher Bedeutung, kann es sinnvolle sein, direkt die Rechnung zu mahnen wenn ein Kunde nicht innerhalb der gesetzten Frist zahlt.

Die Bestandteile einer Mahnung

Sie haben festgestellt, dass sich ein Kunde im Zahlungsverzug befindet und dass Sie die Rechnung mahnen wollen? Eine Mahnung sollte klar und präzise formuliert sein und die folgenden Informationen enthalten:

• Kontaktdaten: Ihre Anschrift und Kontaktdaten sowie jene des Schuldners.
• Rechnungsdaten: Die genaue Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und der offene Betrag. So kann der Schuldner die offene Geldforderung genau einordnen.
• Datum der Mahnung
• Die Stufe der Mahnung: Ist es jetzt die erste, zweite oder dritte Mahnung? Geben Sie das deutlich an!
• Fälligkeitsdatum: Das Datum, an dem die Forderung fällig geworden ist.
• Zahlungsaufforderung: Eine klare und höfliche Aufforderung zur Begleichung der Schuld.
• Neues Zahlungsziel: Das Datum bis zu der offenen Forderung zu begleichen ist.
• Verzugszinsen: Falls vertragliche/gesetzliche Verzugszinsen eingehoben werden, müssen Sie die Höhe des anfallenden Zinsbetrags angeben. Neben dem sollen Sie auch den Zinssatz angeben, der zur Berechnung verwendet wurde.
• Ausstehende Summe: Der gesamte ausstehende Betrag, der bis zum neuen Zahlungstermin zu zahlen ist.
• Hinweis auf mögliche Konsequenzen der Nichtzahlung: Informieren Sie den Schuldner über die möglichen rechtlichen Schritte, die Sie ergreifen werden, falls die Zahlung nicht fristgerecht erfolgt.
• Bankverbindung: Ihre Bankverbindung, damit der Schuldner die Zahlung vornehmen kann.

Einschlägige gesetzliche Regelungen in Deutschland und Österreich

Hier ein kurzer Überblick über die gesetzlichen Bestimmungen in Deutschland und Österreich im Hinblick auf das Mahnwesen*:

*Dieser Absatz gibt nur ein paar ausgewählten Aspekte der rechtlichen Lage in DE und AT im Hinblick auf das Mahnwesen wieder und ersetzt auf keinen Fall professionelle Rechtsberatung! Alle Angaben ohne Gewähr. Wenn Sie Fragen zu einem konkreten Fall haben, wenden Sie sich an den Rechtsberater Ihres Vertrauens!

Deutschland:

• In Deutschland regelt das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) das Mahnwesen. Insbesondere §§ 286 und 288 BGB behandeln den Verzug und die Verzugszinsen.
• Die Mahnung ist in Deutschland an keinen besonderen Formvorschriften gebunden: es kann schriftlich, mündlich oder sogar durch schlüssiges Verhalten erfolgen. Es muss lediglich vom Schuldner empfangen werden, um wirksam zu sein.
• Eine Mahnung ist nur nach der Fälligkeit der zugrunde liegenden Forderung wirksam. Mahnungen, die noch vor der Fälligkeit der Forderung erklärt werden, sind nicht wirksam und werden auch nicht durch Eintritt der Fälligkeit wirksam. Unbedingt beim Timing der Mahnung zu beachten!
• In Deutschland dürfen Sie Mahngebühren einheben wenn Sie eine Rechnung mahnen. Die Höhe dieser Kosten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Sie dienen jedoch nur dazu, die tatsächlich durch das Mahnverfahren entstandenen Kosten, z. B. für Papier, Druckerpatronen usw., zu decken. Der Gläubiger darf das Mahnverfahren nicht missbrauchen, um sich ein „Zubrot“ zu verdienen!

Österreich:

• Das österreichische Recht enthält keine besonderen Vorschriften über das Mahnverfahren. Wie in Deutschland kann die Mahnung mündlich, schriftlich oder durch schlüssiges Verhalten erfolgen. Aus Beweisgründen empfiehlt sich jedoch die schriftliche Mahnung.
• Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung, Mahnungen zu verschicken: Sie können Ihre Forderungen sofort nach Fälligkeit gerichtlich geltend machen. Zumindest theoretisch: In den meisten Fällen ist es keine gute Idee, sofort den Rechtsweg zu beschreiten.
• Abgesehen von der Mahnpauschale von EUR 40 bei Unternehmergeschäften ist der Anspruch auf Mahnspesen vom Nachweis des Schadens abhängig, den der Gläubiger zu erbringen hat. Zur Absicherung kann eine vertragliche Vereinbarung über die Zahlung von Mahnspesen getroffen werden. Bei der Formulierung solcher Klauseln ist jedoch Vorsicht geboten! Die Gerichte legen hier – insbesondere bei Verbrauchergeschäften – sehr strenge Maßstäbe an. Hält das Gericht den genannten Betrag für zu hoch, kann es die Klausel für unwirksam erklären.

Wenn der Kunde trotz allen nicht zahlt…was dann?

Wenn trotz (wiederholter) Mahnung die Zahlung weiterhin ausbleibt, können rechtliche Schritte notwendig sein. Hier sind einige Anzeichen dafür, dass Sie gerichtlich vorgehen sollten:

1. Der Schuldner reagiert nicht auf Mahnungen.
2. Es liegen keine berechtigten Einwände des Schuldners vor.
3. Die offene Forderung ist beträchtlich und hat erhebliche Auswirkungen auf Ihr Unternehmen.

Bevor Sie gerichtliche Schritte einleiten, sollten Sie jedoch auch die Möglichkeit einer außergerichtlichen Einigung in Betracht ziehen, da diese oft kostengünstiger und schneller ist.

Das Mahnungswesen ist ein wichtiger Bestandteil des Forderungsmanagements für Unternehmer in Deutschland und Österreich. Indem Sie die oben genannten Aspekte beachten und sich an die gesetzlichen Regelungen halten wenn Sie eine Rechnung mahnen, können Sie Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Einziehung offener Forderungen maximieren, während Sie gleichzeitig die Beziehung zu Ihren Kunden aufrechterhalten.

Rechnung mahnen – praktische Tipps

• Es ist wichtig, abzuwägen, ob eine Mahnung in Ihrer speziellen Situation wirklich notwendig ist. Verzichten Sie auf eine Mahnung, wenn es sich um eine kleine Verzögerung handelt und Sie die Kundenbeziehung nicht unnötig belasten möchten. Eine Mahnung sollte stets das letzte Mittel sein, um ausstehende Zahlungen einzufordern.
• Auch wenn es gesetzlich nicht verpflichtend ist, sollten Sie immer Mahnungen in schriftlicher Form versenden, und ggfs. per eingeschriebener Brief. So haben Sie Beweis, dass Sie die Mahnung erklärt haben, und es hilft, unangenehme und schädliche Missverständnisse mit dem Schuldner zu meiden.

Lesen Sie mehr:

Mahnung schreiben: Tipps, Fristen und Vorlage – fuer-gründer.de

Infos rund um den Zahlungsverzug von der Wirtschaftskammer Österreich

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