{"id":348,"date":"2016-02-17T09:02:40","date_gmt":"2016-02-17T08:02:40","guid":{"rendered":"http:\/\/web51.s217.goserver.host\/?p=348"},"modified":"2016-02-17T09:02:40","modified_gmt":"2016-02-17T08:02:40","slug":"selbstorganisation-als-gruender-unternehmer","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/riskplaywin.com\/de\/wissen\/selbstorganisation-als-gruender-unternehmer","title":{"rendered":"Selbstorganisation als Gr\u00fcnder & Unternehmer"},"content":{"rendered":"

Als Unternehmer steht man neben vielen anderen Herausforderungen auch davor, sich selbst und seine Zeit gut zu organisieren und somit effizient zu arbeiten. Durch diesen Prozess muss jeder Unternehmer irgendwann einmal durch und Entscheidungen f\u00fcr oder gegen Hilfsmittel und Prozesse treffen. In diesem Artikel stelle ich meine Erfahrungen, Entscheidungen und Tools, die mir die Arbeit erleichtern, vor.<\/strong><\/p>\n

Office Management fest im Griff<\/strong><\/h2>\n

Eines der ersten Themen, wenn es um die eigene Organisation geht, ist das Office Management. Also wie verwaltet man seine Emails, Anfragen, Dokumente, Daten und Dateien? Es stellt sich nicht mehr die Frage, ob man eine station\u00e4re oder doch lieber eine mobile L\u00f6sung w\u00e4hlt. Flexibilit\u00e4t, Verf\u00fcgbarkeit und Mobilit\u00e4t sind heutzutage selbstverst\u00e4ndlich. Lokale L\u00f6sungen habe ich daher von Anfang an ausgeschlossen und mir diverse Online-L\u00f6sungen f\u00fcr Unternehmen, wie Office365, Gmail mit Google Drive und einen eigene Exchange Server mit NAS Datenverwaltung, angesehen.<\/p>\n

Der eigene Exchange Server und ein NAS sind f\u00fcr den Einstieg die teuerste Variante. F\u00fcr den Server k\u00f6nnen etwa 2000 EUR im Jahr und f\u00fcr das NAS 1000 EUR (einmalig) einkalkuliert werden. Der gro\u00dfe Vorteil daran ist nat\u00fcrlich, dass man sein eigener Herr \u00fcber die Daten und Einstellungen ist. Das hat allerdings seinen Preis.<\/p>\n

Office365 ist dagegen mit 13 EUR pro Benutzer und Monat eine kosteng\u00fcnstigere Alternative. Hosted Exchange Server, 50GB Mailpostfach, alle Microsoft Applikationen f\u00fcr Web, Desktop und Mobile und 1 Terrabyte Speicherplatz im Cloud Speicher OneDrive sind hier bereits enthalten.<\/p>\n

Als dritte kostenlose Variante steht Gmail und Google Drive in der engeren Auswahl. Mit dem kostenlosen Account kann man nur mit einer Gmail Adresse arbeiten; das sieht f\u00fcr potenzielle Kunden vielleicht nicht immer professionell aus. Hier teilen sich alle Google Services einen Speicherplatz von 10 Gigabyte.<\/p>\n

Wer eine eigene Emailadresse verwenden und mehr Speicherplatz haben m\u00f6chte kann Google Apps for Work nutzen. F\u00fcr 8 EUR pro Benutzer und Monat bekommt man unbegrenzten Speicherplatz (bzw. 1 Terrabyte pro Nutzer, wenn das Team unter 5 Nutzer hat), Vault Verschl\u00fcsselung f\u00fcr alle Mails, Chats, Dokumente und 24 Stunden Support von Google.<\/p>\n

Fazit: F\u00fcr mich war im ersten Schritt die Google L\u00f6sung die sinnvollste Alternative. Die Kosten sind \u00fcberschaubar, die Dokumente der Google Apps sind alle Microsoft Office kompatibel und f\u00fcr die Suchmaschinenoptimierung kann man hier sehr viele Daten in Google Spreadsheets mit XPATH zu einer Domain erhalten. Es muss in dem Zusammenhang auch gesagt werden, dass zu Office Anwendungen etwas umgedacht werden muss.<\/p>\n

Kundenmanagement (Kontakte, CRM)<\/strong><\/h2>\n

Ein weiterer wichtiger Punkt in der Organisation ist das Kontakte- und Customer Relationship Management (\u201eCRM\u201c). Vor allem dann, wenn man h\u00e4ufig auf Netzwerktreffen unterwegs ist, st\u00e4ndig neue Kontakte gewinnt, eine gut optimierte Webseite oder einen Blog hat und dar\u00fcber laufend neue Kontakte und Anfragen bekommt. Hier verliert man schnell den \u00dcberblick; daher ist ein gut organisiertes System wichtig.<\/p>\n

Ich habe mir sehr viele Tools und L\u00f6sungen f\u00fcr das CRM angesehen. SugarCRM, CiviCRM, Zoho, Salesforce, Bitrix, Highrise, Nimble, und so weiter. Die Auswahl an M\u00f6glichkeiten ist zwar nicht endend wollend, aber bei vielen st\u00f6\u00dft eines immer wieder auf: monatliche Fixkosten die teilweise sehr hoch sind.<\/p>\n

Am Ende fiel die L\u00f6sung auch hier wieder nicht nur auf ein einziges Tool, obwohl ich mir das wirklich gew\u00fcnscht h\u00e4tte. Aufgrund mehrfacher Empfehlung ist die Wahl nun erst einmal auf die kostenlose Variante von Agile CRM gefallen. Vor allem der digitale Sales Funnel kann darin sehr gut abgebildet werden.<\/p>\n

Dar\u00fcber hinaus werden Kontakte verwaltet, Anfragen und Gespr\u00e4chsdetails sowie Status den Kontakten zugeordnet. Lead Landingpages, Taskmanagement, tolle Auswertungsm\u00f6glichkeiten stehen zur Verf\u00fcgung und eine limitierte Anzahl von Marketing Kampagnen. Kontakte, welche zu Kunden wurden, werden ebenfalls mit der iOS Kontakte App und Google Contacts synchronisiert.<\/p>\n

Angebote, Auftr\u00e4ge, Rechnungen, Finanzen<\/strong><\/h2>\n

Abschlie\u00dfend besch\u00e4ftige ich mich mit dem Thema Angebotsmanagement, Rechnungen und Finanzen. Aus Gespr\u00e4chen mit vielen anderen Unternehmern wei\u00df ich: es geht im Arbeitstag sehr viel Zeit f\u00fcr administrative T\u00e4tigkeiten wie Angebote, Auftragsbest\u00e4tigungen und Rechnungen verfassen drauf. Einen Blick auf die Buchhaltung zu haben sowie alles gut organisiert f\u00fcr das Finanzamt zu dokumentieren und abzulegen ist auch ein gro\u00dfer Zeitfresser. Daher war es f\u00fcr mich wichtig, eine zeitsparende L\u00f6sung zu finden.<\/p>\n

Der Anspruch im Hinblick auf Angebote, Auftr\u00e4ge und Rechnungen war m\u00f6glichst automatisiert zu funktionieren. Dazu habe ich einige Cloud L\u00f6sungen wie zum Beispiel billomat getestet. Gerade zu Beginn war diese L\u00f6sung sehr nett, da eine kostenlose Variante angeboten wird. Diese st\u00f6\u00dft jedoch nach 5 Dokumenten im Monat an seine Grenzen.<\/p>\n

Vergleichbare L\u00f6sungen mit fixen monatlichen Kosten waren f\u00fcr mich kein Thema. Also landete ich am Ende bei GrandTotal 4. Dieser OSX und iOS App, erf\u00fcllte Gro\u00dfteils meine Anforderungen: keine monatlichen Kosten, eigenes Dokumenten-Layout, viele Integrationen von Dritthersteller-Tools wie Kontakte \u00fcber OS Kontakte App, Zeiterfassung \u00fcber Toggl, Mail Integration mit Apple Mail, \u00dcbernahme von Angeboten zu Auftragsbest\u00e4tigungen und Rechnungen, Leistungskatalog, Platzhalter und viele weitere Funktionen. Die Einrichtung ist etwas kompliziert; die M\u00fche lohnt sich aber, weil man sich danach Zeit und Nerven spart.<\/p>\n

Als umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen stellt die Buchhaltung eine ganz andere Anforderung dar wie bei einem Verein oder Kleinunternehmer. Schluss mit Excel Tabellen \u2013 es muss eine ordentliche L\u00f6sung her! Wie bei den Cloud L\u00f6sungen f\u00fcr Angebote und Rechnungen gibt es hier viele Tools mit monatlichen Kosten und nur wenige mit einmaligen Kosten und lokaler Software f\u00fcr Mac. Am Ende entschied ich mich f\u00fcr die Finanzbuchhaltung auf MonKey Office von prosale. Diese Software ist auch f\u00fcr Laien schnell erlernbar und liefert die Berichte, die man sich als Unternehmer w\u00fcnscht.<\/p>\n

Spezialisten-Toolset f\u00fcr Online Marketing<\/strong><\/h2>\n

Neben diesen Tools brauchte ich ein spezielles Toolset, um Online Marketing Aufgaben im Sinne meiner Kunden und auf Basis von genauen Daten zu meistern. Aufgrund meiner langj\u00e4hrigen T\u00e4tigkeit im Bereich Suchmaschinenmarketing konnte ich schon mit etlichen Tools arbeiten und einige auch testen. Die Auswahl fiel hier also wesentlich leichter und weniger zeitaufw\u00e4ndig aus.<\/p>\n

Am Ende blieb es bei Sistrix f\u00fcr SEO und SEA, onpage.org und Screaming Frog f\u00fcr technische und inhaltliche SEO, den Linkresearchtools und ahrefs f\u00fcr Linkprofil Analysen und Offpage Strategie Entwicklungen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Florian Hie\u00df beschreibt die Organisationstools, die ihm den Alltag als Unternehmer erleichtern.<\/p>\n","protected":false},"author":7,"featured_media":349,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[6],"tags":[70,69,27],"channel":[],"class_list":["post-348","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-wissen","tag-gruender","tag-selbstorganisation","tag-unternehmer"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/riskplaywin.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/348","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/riskplaywin.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/riskplaywin.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/riskplaywin.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/7"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/riskplaywin.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=348"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/riskplaywin.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/348\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/riskplaywin.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/349"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/riskplaywin.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=348"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/riskplaywin.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=348"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/riskplaywin.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=348"},{"taxonomy":"channel","embeddable":true,"href":"https:\/\/riskplaywin.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/channel?post=348"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}