{"id":348,"date":"2016-02-17T09:02:40","date_gmt":"2016-02-17T08:02:40","guid":{"rendered":"http:\/\/web51.s217.goserver.host\/?p=348"},"modified":"2026-06-26T16:46:41","modified_gmt":"2026-06-26T14:46:41","slug":"selbstorganisation-als-gruender-unternehmer","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/riskplaywin.com\/de\/wissen\/selbstorganisation-als-gruender-unternehmer","title":{"rendered":"Selbstorganisation als Gr\u00fcnder & Unternehmer"},"content":{"rendered":"

Als Unternehmer steht man neben vielen anderen Herausforderungen auch davor, sich selbst und seine Zeit gut zu organisieren und effizient zu arbeiten. Durch diesen Prozess muss jeder irgendwann durch und Entscheidungen f\u00fcr oder gegen bestimmte Hilfsmittel und Prozesse treffen. In diesem Artikel teile ich meine Erfahrungen, Entscheidungen und die Tools, die mir die Arbeit erleichtern.<\/strong><\/p>\n

Office Management fest im Griff<\/strong><\/h2>\n

Eines der ersten Themen, wenn es um die eigene Organisation geht, ist das Office Management. Also: Wie verwaltet man E-Mails, Anfragen, Dokumente und Dateien? Die Frage, ob man eine station\u00e4re oder mobile L\u00f6sung w\u00e4hlt, stellt sich l\u00e4ngst nicht mehr. Flexibilit\u00e4t, Verf\u00fcgbarkeit und Mobilit\u00e4t sind selbstverst\u00e4ndlich. Lokale L\u00f6sungen habe ich daher von Anfang an ausgeschlossen und mir verschiedene Cloud-L\u00f6sungen f\u00fcr Unternehmen angeschaut: Microsoft 365, Google Workspace und einen eigenen Exchange Server mit NAS-Datenverwaltung.<\/p>\n

Der eigene Exchange Server mit NAS ist f\u00fcr den Einstieg die teuerste Variante. Der gro\u00dfe Vorteil: Man beh\u00e4lt die vollst\u00e4ndige Kontrolle \u00fcber Daten und Konfiguration. Das hat allerdings seinen Preis, sowohl finanziell als auch in Sachen Wartungsaufwand.<\/p>\n

Microsoft 365 Business Standard kostet aktuell 12,50 USD pro Nutzer und Monat bei j\u00e4hrlicher Abrechnung. Ab dem 1. Juli 2026 steigen die Preise: Business Standard klettert auf 14 USD pro Nutzer und Monat. Im Lieferumfang enthalten sind Exchange-E-Mail, alle Microsoft-Anwendungen f\u00fcr Web, Desktop und Mobil sowie 1 TB Cloudspeicher \u00fcber OneDrive. Business-Kunden erhalten ab August 2026 zus\u00e4tzlich 50 GB mehr Mailspeicher, URL-Klickzeitschutz gegen Phishing und Copilot-Chat-Erweiterungen.<\/p>\n

Google Workspace Business Starter kostet 7 USD pro Nutzer und Monat bei j\u00e4hrlicher Abrechnung, Business Standard 14 USD. Google hat 2025 die Preise erh\u00f6ht, da Gemini AI in alle Business-Pl\u00e4ne integriert wurde. Diese \u00c4nderungen sind 2026 vollst\u00e4ndig umgesetzt. Ein kostenloser Google-Account mit einer privaten Gmail-Adresse bleibt weiterhin m\u00f6glich, wirkt aber im gesch\u00e4ftlichen Umfeld oft unprofessionell.<\/p>\n

Fazit: F\u00fcr mich war Google Workspace der sinnvollste Einstieg. Die Kosten sind \u00fcberschaubar, die Dokumente sind Microsoft-Office-kompatibel, und f\u00fcr die Suchmaschinenoptimierung lassen sich viele n\u00fctzliche Daten direkt in Google Sheets aufbereiten. Man muss allerdings bereit sein, bei gewohnten Office-Prozessen umzudenken.<\/p>\n

Kundenmanagement (Kontakte, CRM)<\/strong><\/h2>\n

Ein weiterer wichtiger Punkt in der Organisation ist das Kontakte- und Customer-Relationship-Management. Vor allem dann, wenn man regelm\u00e4\u00dfig auf Netzwerktreffen unterwegs ist, st\u00e4ndig neue Kontakte kn\u00fcpft oder \u00fcber eine gut aufgestellte Website laufend Anfragen bekommt. Ohne ein strukturiertes System verliert man schnell den \u00dcberblick.<\/p>\n

Ich habe mir viele Tools angeschaut: SugarCRM, CiviCRM, Zoho, Salesforce, Bitrix, HubSpot und einige andere. Am Markt gibt es inzwischen \u00fcber 800 CRM-Anbieter, was die Entscheidung nicht einfacher macht. Bei vielen st\u00f6\u00dft man auf dasselbe Problem: monatliche Fixkosten, die sich schnell summieren.<\/p>\n

Am Ende fiel die Wahl auf Agile CRM in der kostenlosen Variante. Agile CRM versucht, Vertrieb, Marketing und Support in einem Paket abzudecken und ist damit f\u00fcr alle geeignet, die nicht mehrere separate Tools jonglieren m\u00f6chten. Enthalten sind Kontaktverwaltung, E-Mail-Kampagnen, Helpdesk-Funktionen und ein einfaches Telefonsystem. Die kostenlose Version ist f\u00fcr bis zu 10 Nutzer verf\u00fcgbar, kostenpflichtige Pl\u00e4ne starten ab 9 USD pro Nutzer und Monat.<\/p>\n

Ein wichtiger Hinweis: Es gibt Berichte dar\u00fcber, dass die aktive Weiterentwicklung der Plattform in den letzten Jahren nachgelassen hat. Wer eine modernere Oberfl\u00e4che und st\u00e4rkere DSGVO-Konformit\u00e4t ben\u00f6tigt, sollte sich Alternativen anschauen. Zu den empfehlenswerten Optionen f\u00fcr Kleinunternehmen z\u00e4hlen derzeit Pipedrive (ab ca. 14 EUR pro Nutzer, stark bei Sales-Pipelines), HubSpot CRM (kostenlos f\u00fcr 2 Nutzer und bis zu 1.000 Kontakte) und Zoho CRM (ebenfalls ab ca. 14 EUR). Wer Wert auf deutschen Datenschutz legt, kann CentralStationCRM in Betracht ziehen: ein Anbieter mit Servern in Deutschland, der auf Paketpreise statt auf Einzelnutzer-Abrechnung setzt.<\/p>\n

Kontakte lassen sich in all diesen Tools mit iOS-Kontakten synchronisieren sowie Anfragen, Gespr\u00e4chsdetails und Statusangaben einzelnen Kontakten zuordnen.<\/p>\n

Angebote, Auftr\u00e4ge, Rechnungen, Finanzen<\/strong><\/h2>\n

Ein weiteres Thema, das im Alltag viel Zeit kostet, sind Angebote, Auftragsbest\u00e4tigungen, Rechnungen und Buchhaltung. Aus Gespr\u00e4chen mit anderen Unternehmern wei\u00df ich: der administrative Anteil ist oft gr\u00f6\u00dfer als erwartet. Eine zeitsparende, m\u00f6glichst automatisierte L\u00f6sung war daher f\u00fcr mich von Anfang an wichtig.<\/p>\n

Nach dem Test verschiedener Cloud-L\u00f6sungen bin ich bei GrandTotal f\u00fcr macOS gelandet. GrandTotal geh\u00f6rt seit \u00fcber 20 Jahren zu den bekanntesten Rechnungsprogrammen f\u00fcr macOS und ist inzwischen bei Version 9 angekommen. Das Programm deckt die wesentlichen Anforderungen ab: eigenes Dokumentenlayout, Integration von Drittanbieter-Tools wie Zeiterfassung \u00fcber Toggl, \u00dcbernahme von Angeboten in Auftragsbest\u00e4tigungen und Rechnungen sowie ein Leistungskatalog. Die Vollversion wird in verschiedenen Leistungsstufen zu Jahrespreisen zwischen 59 Euro und 149 Euro angeboten.<\/p>\n

Ein wichtiger Punkt f\u00fcr deutsche Unternehmen: Seit 2025 ist die E-Rechnungspflicht in Deutschland in Kraft getreten. Formate wie ZUGFeRD und XRechnung m\u00fcssen unterst\u00fctzt werden, und wer an Beh\u00f6rden fakturiert, kommt ohne XRechnung nicht mehr aus. GrandTotal entspricht den deutschen GoBD-Standards und unterst\u00fctzt die Erstellung von XRechnung 3.0 und ZUGFeRD 2.3 f\u00fcr \u00f6ffentliche Auftr\u00e4ge und B2B-Transaktionen.<\/p>\n

F\u00fcr die Buchhaltung gilt als umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen ein h\u00f6herer Anspruch. Excel-Tabellen reichen hier nicht. Wer \u00fcber die reine Rechnungsstellung hinaus eine vollst\u00e4ndige Buchhaltung mit Belegerfassung, Umsatzsteuervoranmeldung und Steuerberater-Anbindung ben\u00f6tigt, findet in Cloud-L\u00f6sungen wie sevdesk oder Lexware Office brauchbare Alternativen. Diese laufen browserbasiert auf jedem Mac, sind aber als Abo-Modelle konzipiert und speichern Daten auf externen Servern.<\/p>\n

Spezialisten-Toolset f\u00fcr Online Marketing<\/strong><\/h2>\n

Neben diesen Tools braucht es ein spezielles Set, um Online-Marketing-Aufgaben datenbasiert und effizient zu erledigen. Aufgrund jahrelanger Erfahrung im Suchmaschinenmarketing war die Auswahl hier deutlich einfacher als bei den allgemeinen Organisation-Tools.<\/p>\n

Das Toolset setzt sich zusammen aus Sistrix f\u00fcr SEO und SEA, onpage.org und Screaming Frog f\u00fcr technische und inhaltliche SEO-Analysen sowie Linkresearchtools und ahrefs f\u00fcr Linkprofil-Analysen und Offpage-Strategien.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Florian Hie\u00df beschreibt die Organisationstools, die ihm den Alltag als Unternehmer erleichtern.<\/p>\n","protected":false},"author":7,"featured_media":349,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[6],"tags":[70,69,27],"channel":[],"class_list":["post-348","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-wissen","tag-gruender","tag-selbstorganisation","tag-unternehmer"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/riskplaywin.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/348","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/riskplaywin.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/riskplaywin.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/riskplaywin.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/7"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/riskplaywin.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=348"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/riskplaywin.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/348\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":5330,"href":"https:\/\/riskplaywin.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/348\/revisions\/5330"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/riskplaywin.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/349"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/riskplaywin.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=348"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/riskplaywin.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=348"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/riskplaywin.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=348"},{"taxonomy":"channel","embeddable":true,"href":"https:\/\/riskplaywin.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/channel?post=348"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}