Als Unternehmer habe ich täglich mit vielen Herausforderungen zu tun. Lange Zeit habe ich nach dem perfekten Time-Managementsystem gesucht. Doch letztendlich bin ich zum Schluss gekommen, dass es dieses eine perfekte Zeitmanagementsystem einfach nicht gibt!
Warum es das perfekte Zeitmanagement-System nicht gibt
Zunächst einmal ist mein Tag als Unternehmer sehr vielfältig. Mal habe ich viele verschiedene Aufgaben zu tun, mal muss ich auf ein Projekt konzentrieren. Dann gibt es Tage, wo plötzlich 10 dringende Dinge reinkommen und erledigt werden müssen.
Auf der anderen Seite gibt es mich als Faktor Mensch. Mal topfit, mal etwas müde, dann wieder kreativ und ab und zu gibt es die Tage an denen absolut nichts geht.
Jeder Tag ist letztendlich ein wenig wie eine Lotterie. Am frühen Morgen oder am Vorher weiß ich aber meist schon was mich in weiterer Folge erwartet. Statt auf ein Zeitmanagement-System zurückzugreifen, wähle ich ein System, das am besten zur jeweiligen Situation passt.
Was tun, damit man trotzdem alles unter einen Hut bekommt?
Erster Schritt ist wie immer die Vorbereitung. Hier steht die klassische Frage im Vordergrund: Was muss gemacht werden und was ist wie wichtig? Ist diese Frage geklärt ist die wichtigste Basis für die Tagesplanung geschaffen. Nun geht es ans Definieren der konkreten Umsetzung.
Habe ich ein Motivationstief und muss trotzdem dringende Dinge voranbringen, teile ich meine Aufgaben in möglichst kleine Happen auf. Die Pomodoro-Methode, bei dem man Aufgabenblöcke von 25 Minuten macht ist beispielsweise hier gut geeignet um in Gang zu kommen.
Steht hingegen ein Tag an, der von der Aufgabenlast überschaubar ist und bei dem es vorrangig darum geht mit großen Schritten voranzukommen, dann setze ich mir 2-3 größere, aber realistische Tagesziele. Ein Zeitmanagement gibt es in dem Fall nicht, sondern hier fokussiere ich mich jeweils auf ein einziges Ziel und arbeite dies zunächst ab und gehe dann das nächste an.
Dann gibt es die Tage an denen es eine bunte Mischung an Aufgaben und Projekten gibt die alle vorankommen müssen. In diese Kategorien lassen sich vermutlich ca. 70% aller Tage klassifizieren. Hier gebe ich jeder einzelnen Aufgabe ein konkretes Zeitbudget, plane allerdings nicht wann welche Aufgabe erledigt werden muss. Die Zeitbudgets pro Aufgabe sind straff gehalten, damit ich auch vorankomme und ein gewisser Druck vorhanden ist. Gleichzeitig plane ich aber auch Zeit für Pausen ein. Zudem gibt es einen Puffer, für unerwartete Dinge. Bei einem 12 Stunden-Tag komme ich in der Regel mit etwa 60-90 Minuten Pufferzeit aus.
Dann gibt es Dinge sie dich als Unternehmer tagtäglich machen muss. Dies kann zum Beispiel sein, dass ich an Artikeln schreibe für RiskPlayWin. Um diese wiederkehrenden Aufgaben zu erledigen, arbeite ich mit Routinen. Haben diese sich einmal gefestigt, dann bekommt man die Aufgaben hin oder weiter drüber nachzudenken. (Weiterführender Artikel zum Thema Routinen)
Das allerwichtigste ist beim Zeitmanagement immer die Fokussierung. Durch ständiges Prüfen des E-Mail Posteingangs, SMS Nachrichten oder Social Media Accounts kommt man aus dem Flow raus. Schaltet man diese externen Störungsfaktoren ab, lässt sich die Produktivität auf ein beachtliches Ausmaß steigern. Deshalb prüfe ich beispielsweise E-Mails im Regelfall nur 4-mal an einem Arbeitstag.
Letzten Endes ist jeder Mensch und auch jedes Unternehmen anders. Deshalb ist es wichtig, dass auch jeder selbst sein eigenes System findet. Wichtig ist zu wissen was man machen muss und welche Zeitmanagement-Methoden in welcher Situation für einen persönlich am besten funktionieren.
