E-Mail ist heute die beliebteste Form der Kommunikation in der Geschäftswelt. Schnell tippen, senden, fertig – innerhalb Sekunden kommt die Mitteilung im Posteingang des Empfängers an. Es ist einfach und enorm schnell. Ob die Botschaft vom Empfänger verstanden wird und die vom Absender gewünschte Reaktion auslöst, hängt jedoch von der Formulierung der E-Mail ab.
Im Schnitt erhält man um die 80 E-Mails pro Tag. Mit einem solchen Volumen an Informationen können einzelne Mitteilungen in der Flut leicht untergehen. Oder der Empfänger versteht den Inhalt falsch. Oder es nervt ihn. Das ist nicht nur schade um die Zeit, die Sie mit dem Schreiben verbracht haben. Das könnte auch verlorene Geschäftschancen bedeuten.
Mit den folgenden Tipps können Sie sicher sein, dass Ihre E-Mails nicht nur gut ankommen und richtig verstanden werden, sondern auch Ihre Unternehmensziele fördern.
Ist hier überhaupt eine E-Mail notwendig?
So modern und schnell eine E-Mail ist, ersetzt es nicht das persönliche Gespräch. Überlegen Sie zuerst, ob sich die Sache vielleicht doch besser im Rahmen eines Telefonats oder eines persönlichen Gespräches regeln lässt. In einem Gespräch können gleich etwaige Fragen gestellt bzw. beantwortet werden – so meiden Sie ein zeitaufwendiges E-Mail-Volley. Die persönliche Nähe eines Gespräches stärkt zudem die Geschäftsbeziehung.
Falls Sie das Gespräch im Nachhinein dokumentieren möchten (das empfiehlt sich u.a. bei Verhandlungsgesprächen, wo wichtiges vereinbart wurde), können Sie darüber eine Aktennotiz schreiben oder eine kurze schriftliche Zusammenfassung für Ihren Gesprächspartner.
Wer die Betreffzeile nicht ehrt, ist der E-Mail nicht wert
Die Betreffzeile entscheidet darüber, ob eine E-Mail geöffnet wird (oder werden muss). Daher sollten Sie ein paar Sekunden nehmen, um eine passende Formulierung dafür auszuarbeiten.
Im Grunde bestimmt der Zweck der E-Mail, was in die Betreffzeile kommt. Hier ein paar Beispiele:
- enthält die E-Mail weiterführende Informationen über ein künftiges Gespräch bzw. Veranstaltung, sollten Sie eine genaue Bezeichnung des betroffenen Events in die Betreffzeile eingeben (z.B. „Jubiläumsfeier – 10 Jahre Muster GmbH“, 12.12.2016, 18h – wichtige Infos“). Somit weiß der Empfänger sofort, worum es in der E-Mail geht.
- Enthält die E-Mail eine Pressemitteilung, ist es sehr wichtig, dass die Betreffzeile das Interesse des Lesers erregt und ihn zum Weiterlesen motiviert. Daher sollte die Betreffzeile die wichtigsten Informationen der E-Mail überbringen, aber gleichzeitig Neugier auslösen.
- Enthält die E-Mail eine sehr kurze Nachricht („Können Sie mich bitte anrufen, wenn Sie wieder am Platz sind? Danke!), können Sie das einfach in die Betreffzeile einfügen. Der Empfänger muss die E-Mail nicht einmal öffnen, um zu wissen, was von ihnen erwünscht ist; das spart Zeit.
- Lassen Sie die Betreffzeile niemals leer – das könnte dazu führen, dass Ihre E-Mail als Spam eingestuft wird und im Papierkorb landet.
K.I.S.S.
KISS, oder „Keep It Short and Simple“ ist ein Grundsatz, der jedem ein Begriff sein sollte und auch nicht alt wird. Konkret heißt es für Ihre E-Mailkorrespondenz Folgendes:
- Halten Sie Ihre Sätze kurz und verwenden Sie soweit wie möglich einfache Wörter. Ihr Leser wird ja täglich mit Informationen bombardiert: mit verschachtelt formulierten E-Mails erschweren Sie ihm das Lesen Ihrer Mitteilung unnötig. Letzten Endes schneiden Sie sich damit ins eigene Fleisch – die Botschaft geht daneben, oder wird gar nicht erst gelesen.
- Brechen Sie den Text der E-Mail in kurze Absätze von maximal 3 Sätzen auf. Das lässt die E-Mail nicht nur optisch ansprechender wirken, sondern erleichtert auch deren Lesbarkeit.
- Bulletpoints und Auflistungen helfen, komplexe Sachverhalte verständlich und übersichtlich zu erklären.
- Bleiben Sie bei dem einen Thema. Auch wenn Sie mit dem Leser gleichzeitig mehrere Themen zu bearbeiten haben, sollte jede E-Mail eine sachliche Einheit bilden. So meiden Sie es, die E-Mail zu überfrachten und den Empfänger zu verwirren. Darüber hinaus macht es Ihnen später viel einfacher, die E-Mails zu ordnen und abzulegen.
Korrekturlesen
Die Schnelligkeit einer E-Mail im Vergleich zum physischen Geschäftsbrief lässt einen leicht vergessen, dass sie immer noch Ausdruck Ihrer unternehmerischen Werte ist. Eine E-Mail mit vielen Tipp- oder Rechtsschreibungsfehlern zeugt nicht gerade von Professionalität!
Nehmen Sie sich also Zeit, das Geschriebene vorm Senden sorgfältig durchzulesen und zu korrigieren. Ideal ist es, wenn Sie genug Zeit haben, den Entwurf erst Mal abzuspeichern und (ggfs. über Nacht) „ruhen zu lassen“. Am nächsten Tag die E-Mail mit frischen Augen anzuschauen bringt Objektivität ein; so kommen Sie auf den einen oder anderen ausgelassenen Punkt oder Änderungen, die die Mitteilung verständlicher machen.
Sind Sie jetzt mit Ihrer E-Mail zufrieden? Ja? Senden!
