Schon wieder ist der Tag um, und Sie haben nicht so viel geschafft wie Sie wollten? An diesen Zeitfressern könnte es liegen.

1. Sie checken Ihre E-Mails alle 30 Minuten

Sind Sie in einer Branche tätig, wo Aufträge schnell vergeben werden, müssen Sie gut erreichbar sein – keine Frage. Sonst geht Ihnen Geld verloren. Schauen Sie jedoch alle 20-30 Minuten nervös in Ihr Postfach, rasselt nicht nur Ihre Produktivität sondern auch Ihre Stimmung in den Keller.

In der Regel ist es völlig ausreichend, Ihre Mails 3 Mal am Tag zu checken – einmal gleich in der Früh, einmal zu Mittag und einmal gegen 16h. So haben Sie ausreichend Zeit, um auf E-Mails, die am Nachmittag ankommen, bis zum Ende des Arbeitstages zu reagieren.

2. Ihre private Smartphone ist immer eingeschaltet und in greifbarer Nähe

Es ist völlig in Ordnung, tagsüber erreichbar zu sein. Wird Ihr Kind in der Schule krank, müssen Sie die Lehrer kontaktieren können. Oder Ihr Partner hat sich aus dem Haus ausgesperrt und Sie müssen ihn wieder reinlassen.

Das Problem fängt an, wenn Sie tagsüber dauernd über das Handy in den sozialen Netzwerken unterwegs sind, oder SMS lesen/schreiben oder WhatsApp benutzen. Da verlieren Sie Stunden! Privates Surfen oder Shoppen sollten Sie nur außerhalb der geplanten Arbeitszeiten machen.

3. Sie haben keine Musterdokumente

Es gibt manche Aufgaben, die immer wieder kommen und denselben Inhalt bzw. Ablauf haben. Wenn es E-Mails, Erklärungen oder Verträge gibt, die Sie häufig brauchen, lohnt es sich eine Mustersammlung aufzusetzen.

Es braucht Zeit und Mühe, eine solche Sammlung aufzusetzen und aktuell zu halten. Langfristig sparen Sie damit doch weit mehr Zeit ein, als Sie investieren, weil Sie nicht mehr bei jeder Erledigung „das Rad neu erfinden“ müssen.

4. Sie schreiben Ihre Ideen auf – wissen aber nicht mehr wo

Geniale Einfälle kommen öfters komplett unerwartet – und ausgerechnet dann, wenn Sie nicht am Schreibtisch sitzen. Deshalb ist es eine gute Idee, immer Papier und ein Stift mit dabei zu haben, um Ihre Gedanken schriftlich festzuhalten, bevor sie sich verflüchtigen.

Noch besser ist es, wenn Sie für Ihre Ideen ein besonderes Notizbuch haben. Einzelne Papierstücke haben ja die schlechte Gewohnheit, ungewollt zu untergehen. Sind Ihre Gedanken alle an einem Ort gesammelt und leicht auffindbar, verlieren Sie keine Zeit mehr damit, nach kleinen Papierfetzen zu suchen. Oder stundenlang Ihr Gedächtnis nach dieser einen, tollen, einzigartigen Idee durchzusieben – die leider auf dem abhanden gekommenen Papier geschrieben war.

5. Sie springen von einer kurzfristigen Lösung zur nächsten

Manchmal hat man das Gefühl, Probleme tauchen in möglichst ungünstigen Momenten auf. Sie sind gerade bis über beide Ohren mit einem Projekt beschäftigt, Sie sind krank, andere Dinge haben Priorität. Sie finden für das neue Problem eine schnelle, aber oberflächliche Lösung – und versprechen sich gleichzeitig, sich ernsthaft damit auseinanderzusetzen, wenn Sie mehr Zeit haben.

Nur – es gibt nie später genug Zeit. Und es fließt mehr Energie in diese kurzfristigen Lösungen ein als für eine gründliche Lösung erforderlich wäre. Haben Sie die Disziplin, dem Problem auf den Grund zu gehen und es somit endgültig aus der Welt zu schaffen.

6. Ablage? So langweilig!

Ja, ist es. Notwendig ist es aber auch. Die Redewendung „Ordnung ist die halb Miete“ hat sich kein einziges Mal in meiner Berufslaufbahn als falsch erwiesen! Wenn Sie Ihre Ablage über Wochen – gar Monate – aufstapeln lassen, werden Sie sehr viel Zeit mit der Suche nach einzelnen Unterlagen verlieren, wenn diese auf einmal gebraucht werden.

Versuchen Sie, eine halbe Stunde pro Woche für die Ablage einzuplanen, damit alles am richtigen Ort liegt und leicht auffindbar ist. Es ist eine ideale Aufgabe für das Ende eines Arbeitstages, wenn Sie zwar schon zu müde für hochkonzentrierte Arbeit sind, aber noch Lust haben, ein paar Dinge zu erledigen. Für die Zeit inzwischen ist die Aufbewahrung der losen Papiere in einer Ordnungsmappe, geordnet nach Projekt/Kunde/Absender, zu empfehlen.

Foto: Leticia Chamorro

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