Checklisten fördern effektive und strukturierte Arbeit und stellen sicher, dass bei der Erledigung von Arbeiten nichts vergessen wird. Doch Ihren Mitarbeitern zu viele Checklisten aufzuerlegen erwürgt Kreativität und demotiviert. Wo liegt der gesunde Mittelweg?

Checklisten stammen ursprünglich aus der Luftfahrtindustrie, wo die Piloten die Funktionalität der Maschine vor jedem einzelnen Flug anhand strenger Checklisten prüfen müssen. So gewährleisten sie die Sicherheit der Passagiere, der Besatzung und letztendlich sich selbst. Im Arbeitsleben retten Checklisten zwar selten Leben – bringen aber viele Vorteile.

Was spricht für Checklisten?

Checklisten können nicht nur verwendet werden, um Aufgaben abzuhaken. Sie sind auch besonders wertvoll, wenn eine bestimmte Aufgabe immer wieder und einheitlich durchgeführt werden muss, z.B. eine Veranstaltung oder die Unterzeichnung eines Vertrages. Gibt bei einem bestimmten Arbeitsprozess eine besonders hohe Fehlerquote, kann eine Checkliste helfen, das Problem zu lösen. Neue Mitarbeiter können sich anhand von Checklisten mit den Arbeitsabläufen des Arbeitgebers vertraut machen; nach der Erledigung kann jeder Arbeitsschritt nachvollzogen und geprüft werden.

So können Arbeitsabläufe vereinheitlicht, vermittelt und delegiert werden. Das führt zu Zeitersparnissen, gesteigerter Effizienz, mehr Selbstständigkeit ihrer Mitarbeiter und weniger Fehler. Eine Checkliste ist somit ein wichtiges Management-Tool, das bei der Ausführung von Aufgaben als auch bei deren Kontrolle eine wichtige Rolle spielt.

Wenn weniger doch mehr ist

Doch bevor Sie noch eine Checkliste für sich selbst oder für Ihre Mitarbeiter erstellen, denken Sie mal nach – brauchen Sie das wirklich? Zuerst sollten Sie sich überlegen, mit welchen Mitarbeitern Sie im betroffenen Aufgabenbereich zu tun haben. Manche Mitarbeiter lieben das Gefühl der Organisation, das sie von der Arbeit nach einer Checkliste bekommen. Andere lassen Listen sofort links liegen und folgen lieber ihren eigenen Gedanken. Sie werden durch die Einführung zu vieler Regelungen frustriert und demotiviert.

Zweitens hängt die Frage, ob eine Checkliste wirklich was bringt, davon ab, welche Art von Aufgabe betroffen ist. Handelt es sich um die Erfüllung von strengen gesetzlichen oder vertraglichen Pflichten, ist eine Checkliste definitiv zu empfehlen. Ist die Aufgabe hingegen sehr kreativ, sollten Sie lieber von einer strengen Regelung absehen! Das Abhaken wird von der schöpferischen Aufgabe ablenken und das freie Denken, was bei der Ideenfindung so wichtig ist, dämpfen.

Wie man eine Checkliste anlegt

Haben Sie sich für die Erstellung einer neuen Checkliste entschieden, können Ihnen die folgenden Punkte helfen, die Liste richtig zu strukturieren und somit deren Nutzen zu optimieren.

Vorlage anlegen – Es ist viel übersichtlicher und viel angenehmer mit Checklisten zu arbeiten, wenn diese immer dasselbe Layout haben. Daher lohnt es sich, ein Checkliste-Muster anzulegen, das Sie danach immer wieder heranziehen können.

Internetrecherche – Es gibt Tausende von Muster-Listen im Internet, woran Sie sich orientieren können. Machen Sie zu Ihrem Themengebiet eine kurze Recherche, um zu sehen, was für Inhalte ähnliche Listen haben. Schreiben Sie alle Punkte und Ideen auf, die Sie für relevant halten.

Information sammeln – Ihre Mitarbeiter, Geschäftspartner oder Kollegen aus der Branche sind eine wertvolle Inspirationsquelle, wenn es um Checklisten geht. Ihr Feedback wird viele Hinweise liefern darüber, was darin aufzunehmen ist! Einerseits bringt das neue Impulse und Objektivität für Ihre Recherche. Anderseits senkt es das Risiko, dass etwas Wichtiges ausgelassen wird.

Punkte strukturieren und sortieren – Gehen Sie Ihre gesammelten Ideen kritisch durch und streichen Sie alle, die nicht unbedingt für die Erledigung der betroffenen Aufgabe notwendig sind. Einst Sie die gesammelten Punkte auf die „Kern-Arbeitsschritte“ reduziert haben, können Sie diese in einem ersten Entwurf der Checkliste zusammenstellen.

Testen – Nachdem der erste Entwurf fertig ist, ist es empfehlenswert, die Liste einem Test zu unterziehen. Was läuft gut dabei, was nicht? Wurde etwas doch vergessen, oder muss man die Punkte neu ordnen? Führen Sie nachher die notwendigen Korrekturen und Verfeinerungen  durch.

An einem gut zugänglichen Ort ablegen – Auch die cleverste Checkliste bringt nichts, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter sie nicht mehr auffinden können. Daher ist es wichtig, sämtliche Listen an einem prominenten Ort zu sammeln; z.B. elektronisch gespeichert in einem Ordner auf dem Laufwerk oder physisch in einem Ordner, der jedem zugänglich ist.

Foto: Mufidah Kassallass

Diesen Beitrag bewerten.
1 Stern2 Sterne3 Sterne4 Sterne5 Sterne (Noch keine Bewertungen)