Als Unternehmer steht man neben vielen anderen Herausforderungen auch davor, sich selbst und seine Zeit gut zu organisieren und somit effizient zu arbeiten. Durch diesen Prozess muss jeder Unternehmer irgendwann einmal durch und Entscheidungen für oder gegen Hilfsmittel und Prozesse treffen. In diesem Artikel stelle ich meine Erfahrungen, Entscheidungen und Tools, die mir die Arbeit erleichtern, vor.

Office Management fest im Griff

Eines der ersten Themen, wenn es um die eigene Organisation geht, ist das Office Management. Also wie verwaltet man seine Emails, Anfragen, Dokumente, Daten und Dateien? Es stellt sich nicht mehr die Frage, ob man eine stationäre oder doch lieber eine mobile Lösung wählt. Flexibilität, Verfügbarkeit und Mobilität sind heutzutage selbstverständlich. Lokale Lösungen habe ich daher von Anfang an ausgeschlossen und mir diverse Online-Lösungen für Unternehmen, wie Office365, Gmail mit Google Drive und einen eigene Exchange Server mit NAS Datenverwaltung, angesehen.

Der eigene Exchange Server und ein NAS sind für den Einstieg die teuerste Variante. Für den Server können etwa 2000 EUR im Jahr und für das NAS 1000 EUR (einmalig) einkalkuliert werden. Der große Vorteil daran ist natürlich, dass man sein eigener Herr über die Daten und Einstellungen ist. Das hat allerdings seinen Preis.

Office365 ist dagegen mit 13 EUR pro Benutzer und Monat eine kostengünstigere Alternative. Hosted Exchange Server, 50GB Mailpostfach, alle Microsoft Applikationen für Web, Desktop und Mobile und 1 Terrabyte Speicherplatz im Cloud Speicher OneDrive sind hier bereits enthalten.

Als dritte kostenlose Variante steht Gmail und Google Drive in der engeren Auswahl. Mit dem kostenlosen Account kann man nur mit einer Gmail Adresse arbeiten; das sieht für potenzielle Kunden vielleicht nicht immer professionell aus. Hier teilen sich alle Google Services einen Speicherplatz von 10 Gigabyte.

Wer eine eigene Emailadresse verwenden und mehr Speicherplatz haben möchte kann Google Apps for Work nutzen. Für 8 EUR pro Benutzer und Monat bekommt man unbegrenzten Speicherplatz (bzw. 1 Terrabyte pro Nutzer, wenn das Team unter 5 Nutzer hat), Vault Verschlüsselung für alle Mails, Chats, Dokumente und 24 Stunden Support von Google.

Fazit: Für mich war im ersten Schritt die Google Lösung die sinnvollste Alternative. Die Kosten sind überschaubar, die Dokumente der Google Apps sind alle Microsoft Office kompatibel und für die Suchmaschinenoptimierung kann man hier sehr viele Daten in Google Spreadsheets mit XPATH zu einer Domain erhalten. Es muss in dem Zusammenhang auch gesagt werden, dass zu Office Anwendungen etwas umgedacht werden muss.

Kundenmanagement (Kontakte, CRM)

Ein weiterer wichtiger Punkt in der Organisation ist das Kontakte- und Customer Relationship Management („CRM“). Vor allem dann, wenn man häufig auf Netzwerktreffen unterwegs ist, ständig neue Kontakte gewinnt, eine gut optimierte Webseite oder einen Blog hat und darüber laufend neue Kontakte und Anfragen bekommt. Hier verliert man schnell den Überblick; daher ist ein gut organisiertes System wichtig.

Ich habe mir sehr viele Tools und Lösungen für das CRM angesehen. SugarCRM, CiviCRM, Zoho, Salesforce, Bitrix, Highrise, Nimble, und so weiter. Die Auswahl an Möglichkeiten ist zwar nicht endend wollend, aber bei vielen stößt eines immer wieder auf: monatliche Fixkosten die teilweise sehr hoch sind.

Am Ende fiel die Lösung auch hier wieder nicht nur auf ein einziges Tool, obwohl ich mir das wirklich gewünscht hätte. Aufgrund mehrfacher Empfehlung ist die Wahl nun erst einmal auf die kostenlose Variante von Agile CRM gefallen. Vor allem der digitale Sales Funnel kann darin sehr gut abgebildet werden.

Darüber hinaus werden Kontakte verwaltet, Anfragen und Gesprächsdetails sowie Status den Kontakten zugeordnet. Lead Landingpages, Taskmanagement, tolle Auswertungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung und eine limitierte Anzahl von Marketing Kampagnen. Kontakte, welche zu Kunden wurden, werden ebenfalls mit der iOS Kontakte App und Google Contacts synchronisiert.

Angebote, Aufträge, Rechnungen, Finanzen

Abschließend beschäftige ich mich mit dem Thema Angebotsmanagement, Rechnungen und Finanzen. Aus Gesprächen mit vielen anderen Unternehmern weiß ich: es geht im Arbeitstag sehr viel Zeit für administrative Tätigkeiten wie Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen verfassen drauf. Einen Blick auf die Buchhaltung zu haben sowie alles gut organisiert für das Finanzamt zu dokumentieren und abzulegen ist auch ein großer Zeitfresser. Daher war es für mich wichtig, eine zeitsparende Lösung zu finden.

Der Anspruch im Hinblick auf Angebote, Aufträge und Rechnungen war möglichst automatisiert zu funktionieren. Dazu habe ich einige Cloud Lösungen wie zum Beispiel billomat getestet. Gerade zu Beginn war diese Lösung sehr nett, da eine kostenlose Variante angeboten wird. Diese stößt jedoch nach 5 Dokumenten im Monat an seine Grenzen.

Vergleichbare Lösungen mit fixen monatlichen Kosten waren für mich kein Thema. Also landete ich am Ende bei GrandTotal 4. Dieser OSX und iOS App, erfüllte Großteils meine Anforderungen: keine monatlichen Kosten, eigenes Dokumenten-Layout, viele Integrationen von Dritthersteller-Tools wie Kontakte über OS Kontakte App, Zeiterfassung über Toggl, Mail Integration mit Apple Mail, Übernahme von Angeboten zu Auftragsbestätigungen und Rechnungen, Leistungskatalog, Platzhalter und viele weitere Funktionen. Die Einrichtung ist etwas kompliziert; die Mühe lohnt sich aber, weil man sich danach Zeit und Nerven spart.

Als umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen stellt die Buchhaltung eine ganz andere Anforderung dar wie bei einem Verein oder Kleinunternehmer. Schluss mit Excel Tabellen – es muss eine ordentliche Lösung her! Wie bei den Cloud Lösungen für Angebote und Rechnungen gibt es hier viele Tools mit monatlichen Kosten und nur wenige mit einmaligen Kosten und lokaler Software für Mac. Am Ende entschied ich mich für die Finanzbuchhaltung auf MonKey Office von prosale. Diese Software ist auch für Laien schnell erlernbar und liefert die Berichte, die man sich als Unternehmer wünscht.

Spezialisten-Toolset für Online Marketing

Neben diesen Tools brauchte ich ein spezielles Toolset, um Online Marketing Aufgaben im Sinne meiner Kunden und auf Basis von genauen Daten zu meistern. Aufgrund meiner langjährigen Tätigkeit im Bereich Suchmaschinenmarketing konnte ich schon mit etlichen Tools arbeiten und einige auch testen. Die Auswahl fiel hier also wesentlich leichter und weniger zeitaufwändig aus.

Am Ende blieb es bei Sistrix für SEO und SEA, onpage.org und Screaming Frog für technische und inhaltliche SEO, den Linkresearchtools und ahrefs für Linkprofil Analysen und Offpage Strategie Entwicklungen.

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