Sie müssen eine geschäftliche E-Mail auf Englisch schreiben und sitzen wie gelähmt vor der Tastatur? Keine Sorge! Mit diesen Tipps haben Sie immer die richtige Formulierung parat!

Heutzutage ist gutes Englisch im Business ein absolutes Muss. Die Formulierung von E-Mails und Briefen auf Englisch ist zu einer täglichen Angelegenheit geworden – und das birgt etliche Herausforderungen für den Verfasser. Welche Grußformel passt? Wie bleibe ich freundlich, auch wenn ich mich beschweren möchte? Hier werden die wichtigsten Tipps von einer Nativespeakerin zusammengefasst.

Die richtige Anrede und Begrüßung

Schreibt man dem Empfänger zum ersten Mal, ist der Name des Empfängers unbekannt oder wenn Sie mit ihm auf Deutsch noch „per Sie“ wären, ist eine von diesen Formeln als Anrede/Begrüßung passend:

„Dear Sir or Madam“ – Empfänger ist unbekannt.

„Dear Mr./Mrs./Miss./Ms. [Nachname]“ – Name des Empfängers ist bekannt.

Tipp: Weiß man nicht, ob eine Frau verheiratet ist oder nicht, empfiehlt sich die Verwendung von „Ms.“ Diese Anrede ist neutral und daher sowohl für verheiratete als auch für ledige Frauen geeignet.

Einleitung in den Text

Eine positive Einleitung zum Textkörper sorgt immer für gute Stimmung – auch wenn man sich anschließend über etwas beschweren will. Hier ein paar Vorschläge:

„Thank you for your email dated [Datum]…“

„Thank you for [your prompt reply/sending the requested information/contacting us regarding XXX.]“

Tipp: „Thanks“ ist eher umgangssprachlich und sollte ausschließlich in informeller Kommunikation verwendet werden!

Der Haupttextkörper

Nach der Einleitung der E-Mail beginnt der zentrale Teil des Textes. Welche Formulierungen man hier verwendet wird dadurch bestimmt, welches Ziel die E-Mail hat. Will man Informationen erfragen oder erteilen? Oder auf Misstände hinweisen? Hier finden Sie Formulierungen für jede Situation:

  1. Sie wollen Information oder eine Bestätigung bekommen

„Please could you confirm whether…“

„I would appreciate it if you could confirm…“

„Regarding [your offer], would you be so kind as to send me further information on…?“

2. Sie wollen Information erteilen

„I am writing to inform you that…“

„I am delighted to inform you that…“

„I regret to inform you that…“

3. So beschwert man sich richtig

„I am writing to express my dissatisfaction about/that…“

„I regret to say that I was not fully satisfied with…“

„I would like to submit a complaint regarding…“

Tipp: Kommunikation im angelsächsischen Raum erfolgt in der Regel etwas „indirekter“ als im deutschsprachigen Raum. Um höflich zu bleiben, sind Formulierungen mit „could“, „would“ zu empfehlen („I would be very grateful if you could…“)

Die E-Mail freundlich abschließen

Ist der Hauptteil des Textes abgehandelt, muss man die E-Mail schön beenden. Hier ein paar Möglichkeiten:

„Please do not hesitate to contact me if you have any further questions.“

„We look forward to receiving your [prompt] reply“

Tipp: durch das Hinzufügen des Wortes „prompt“ wird der Druck auf den Empfänger etwas erhöht – das ist nützlich, wenn der Empfänger schnell antworten oder Informationen erteilen sollte.

„Thank you for your understanding/cooperation.“ (Diese Formulierung ist ganz gut nach einer Beschwerde oder der Äußerung einer Bitte).

Last but not least – die richtige Schlussformel

Schlussformeln auf Englisch sorgen immer wieder für Verwirrung. Wann schreibt man „yours sincerely“, wann „yours faithfully“? Lieber „best regards“ oder „kind regards“? Hier wird es verständlich erklärt!

Yours sincerely – Empfänger bekannt (die E-Mail beginnt mit „Dear Mr./Mrs./Ms.“)

Yours faithfully – Empfänger unbekannt (E-Mail beginnt mit „Dear Sir or Madam“)

Best regards – Empfänger bekannt, weniger formell (eher in Business üblich)

Kind regards – Empfänger bekannt, kann verwendet werden, wenn man sich etwas länger kennt und eine freundliche Geschäftsbeziehung führt.

Tipp: „Regards“ zu schreiben ist einfach und schnell – kann aber etwas ruppig wirken. Lieber bei „kind regards“ oder „best regards“ bleiben!

Foto: THOR

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