7 Zeitfresser bei der Arbeit und wie Sie diese in den Griff kriegen

In stressigen Zeiten sind die Arbeitstage oft nicht lang genug. Doch oft ist es selbstverschuldet, dass man mit der Arbeit nicht vorankommt. Vor allem im digitalen Zeitalter lauern Zeitfresser überall, die nur darauf warten wertvolle Arbeitszeit zu kosten. Damit Sie nicht unnötig lange im Büro sitzen bleiben müssen, sollten Sie sich die folgenden Produktivitätskiller ganz genau anschauen.

1. E-Mails

E-Mails sind sicherlich das wichtigste Kommunikationsmittel in der modernen Geschäftswelt. Das weit verbreitete ständige Prüfen, ob neue E-Mails im Posteingang sind, lenkt jedoch ab und frisst Zeit. Wirklich dringende E-Mails sind in den meisten Berufsumfeldern, jedoch sehr selten und es macht deshalb keinen Unterschied, ob Sie eine E-Mail direkt beim Empfang oder erst 3 Stunden später beantworten.

Was Sie tun können um den Zeitfresser E-Mails in den Griff zu kriegen:

• Limitieren Sie die Anzahl der „Postfachchecks“ pro Tag
• Legen Sie feste Zeiten fest, an denen Sie die E-Mails prüfen und bearbeiten
• Deaktivieren Sie in den Zeiten dazwischen den E-Mail Empfang oder schalten Sie Benachrichtigungen über eingehende E-Mails ab.
• Filtern Sie unwichtige E-Mails automatisiert aus (z.B. mit E-Mail Regeln in Outlook)

2. Social Media

Soziale Medien gehören mittlerweile zu unserem Alltag dazu und sind vor allem im privaten ein wichtiges Kommunikationsinstrument – doch Sie sind auch Zeitfresser. In Deutschland verbrachte der durchschnittliche Internetnutzer pro Tag mehr als 1 Stunde in sozialen Netzwerken. 60% aller Unterbrechungen bei der Arbeit entstehen einer US-Studie zufolge durch soziale Netzwerken. Der wirtschaftliche Schaden ist entsprechend hoch.

Diese Dinge können Sie beispielsweise tun um den Zeitfresser Social Media in den Griff zu kriegen

• Beschränken Sie die Nutzung von sozialen Medien nur auf die private Zeit
• Prüfen Sie die sozialen Medien nur am Anfang oder am Ende des Arbeitstages
• Belohnen Sie sich mit einer Social Media Visite, erst dann wenn Sie die wichtigsten Aufgaben des Tages erledigt haben
• Blockieren Sie die sozialen Netzwerke auf ihrem Arbeitscomputer
• Schalten Sie sämtliche Push-Notifications bei Ihren Geräten aus sozialen Netzwerken ab

3. Medien

Auf der einen Seite sind Medien eine wichtige Quelle für berufliche Informationen. Auf der anderen Seite verbringt schnell viel Zeit mit Lesen und Stöbern. Ist man ein News-Junkie so können über den Tag hinweg schnell Stunden an produktiver Arbeit verloren gehen.

Dies können Sie machen, damit Sie

• Beschränken Sie sich während der Arbeit ausschließlich auf beruflich relevante Nachrichtenmedien
• Limitieren Sie die Zeit, die für das Nachrichtenlesen verwenden (z.B. 1x 15min am Anfang des Tages)
• Statt Nachrichtenwebseiten zu besuchen, können Sie sich einen Newsletter abonnieren, der kompakt alles Wichtige zusammenfasst.

4. Kollegen/Mitarbeiter

Wenn Sie ständig von Mitarbeitern oder Kollegen auf der Arbeit unterbrochen werden, so kann dies über den Tag gerechnet eine Menge an Zeit und Produktivität kosten. Resultat sind dann plötzlich unnötige Überstunden oder unerledigte Aufgaben.

Wichtig ist deshalb, dass Sie zeigen, dass Sie während ihrer produktiven Zeit nicht gestört werden wollen. Folgende Methoden sind beispielsweise denkbar:

• Falls Sie in einem Einzelbüro arbeiten, so schließen Sie Ihre Bürotür, wenn Sie nicht gestört werden wollen
• In einem Großraumbüro können Sie den Kollegen beispielsweise durch eine kleine rote Flagge auf ihrem Bildschirm signalisieren, dass Sie nicht gestört werden wollen. Natürlich dürfen Sie nicht vergessen, ihre Kollegen auch hierüber zu informieren
• Legen Sie Zeiten festen, in denen Sie nicht ansprechbar für andere sind oder richten Sie „Sprechstunden“ ein

5. Anrufe

Falls Sie in einem Callcenter arbeiten, gehören ständig eingehende Anrufe zu ihrem Job dazu. Arbeiten Sie allerdings in einem Beruf, der sehr viel Hirnarbeit verlangt sind ständig eingehende Anrufe ein Produktivitätskiller – In der Regel benötigen Sie nach einem Anruf dann wieder einige Zeit bis Sie wieder in der Aufgabe drin sind. Wichtig ist deshalb, dass Sie sich vor allem bei wichtigen Arbeiten, die Konzentration erfordern, den Störfaktor Telefon entfernen.

Folgende Dinge können Sie tun um nicht von Anrufen aus dem Arbeitsrhythmus geholt zu werden:

• Schalten Sie ihr Telefon auf lautlos, so dass ein eingehender Anruf Sie nicht stört
• Leiten Sie ihr Telefon zeitweilig zum Empfang oder zu einem Kollegen um und sagen, Sie dass Sie bis zur Uhrzeit X nicht erreichbar sind

6. Perfektionismus

Perfektionismus ist ein oft unterschätzter Zeitfresser. Wenn Sie gerne schnell Dinge voranbringen, dann sollten Sie auf pragmatische effiziente Lösungen zu setzen, statt dauernd dem perfekten Ergebnis hinterherzulaufen. Für den Feinschliff einer Arbeit gehen oft 70-80% der Arbeitszeit verloren, wogegen die eigentliche Kernarbeit nur 20% der Arbeitsleistung in Anspruch nimmt. In manchen Berufen kommen sie jedoch nicht um den Feinschliff herum und alleine die Kernarbeit reicht nicht aus. Damit Sie dennoch nicht zu viel Zeit mit dem Perfektionieren vergeuden, sollten Sie die Zeit für den Feinschliff limitieren.

Folgende Dinge können Sie tun um den Perfektionismus in den Griff zu kommen:

• Fragen Sie sich bei jeder Aufgabe welcher Perfektionismusgrad wirklich notwendig ist und beenden Sie die Aufgabe, wenn dieses Level erreicht wurde
• Limitieren Sie die Zeit, die Sie für den Feinschliff einer Aufgabe verwenden

7. Unordnung

Herrscht Chaos am Arbeitsplatz, so benötigt man oft viel wertvolle Zeit um Dokumente zu finden, die eben benötigt werden. Zudem lenkt Chaos ab und kostet Ihnen dadurch Konzentration. Arbeitsplatz bedeutet in der modernen Welt nicht nur der Schreibtisch, sondern auch der Computer selbst. Doch Ordnung am Arbeitsplatz zu halten bedeutet nicht ein komplexes Ordnungssystem zu integrieren, da Sie sonst hier viel Zeit verlieren. Zielführend ist ein pragmatisches System mit dem Sie mit möglichst wenig Aufwand alles so anordnen, dass es nicht ablenkt und Sie Dokumente bei Bedarf schnell finden.

Die folgenden Ratschläge können Ihnen helfen mehr Ordnung an ihrem Arbeitsplatz zu bekommen:

• Räumen Sie am Ende Ihres Arbeitstages ihren Arbeitsplatz auf und legen Sie wieder alles dorthin, wo es vorher war
• Geben Sie sämtlichen Dingen einen Platz. (z.B. Alle Eingangsrechnungen kommen in die Rote Mappe, Alle Büromaterialien kommen in die Schublade)
• Legen Sie keine Dokumente auf ihrem Computer auf dem Desktop ab, sondern legen Sie Ordner für Kunden, Projekte und bestimmte Aufgaben an und speichern Sie die Dokumente dort. Das gleiche System können Sie übrigens auch im E-Mail-Posteingang nutzen, um diesen so klein, wie möglich zu halten.