Checklisten können helfen komplizierte Abläufe effizienter zu machen und Fehler zu vermeiden. Doch wie erstellt man eine gute Checkliste? Hier ein kurzer Leitfaden:
Checklisten Konzeption
Im ersten Schritt wird geht es darum die groben Rahmen für die Checkliste zu definieren. Hierfür sollten zumindest die folgenden Fragen beantwortet werden:
- Was ist das Ziel der Checkliste?
(z.B. Webseite fehlerfrei live schalten) - Wer wird die Checkliste verwenden?
- Wann wird die Checkliste genau zum Einsatz kommen?
- Welche wichtigen Zwischenschritte müssen erfüllt werden um das Ziel zu erreichen?
(z.B. Webseite von Testserver exportieren, Webseite importieren, Funktionstest durchführen etc.) - Welche Schritte sind notwendig um die Zwischenziele zu erreichen?
(z.B. Funktionstest durchführen: Prüfung ob alle Links funktionieren, Check ob alle Bilder korrekt geladen werden, Check ob die Ladezeit der Webseite passt) - Wie können diese Schritte am besten in der Checkliste angeordnet werden?
Checklisten Ausarbeitung
In diesem Schritt geht es darum eine erste Version der Checkliste zu erstellen, die in der Praxis angewendet werden kann. Nachdem dieser erste Entwurf der Checkliste erstellt wurde, sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:
- Ist die Checkliste von der Sprache her verständlich? (Werden nur Begriffe verwendet, welche die Anwender verstehen?)
- Hat die Checkliste eine nachvollziehbare, klare Struktur?
- Beinhaltet die Checkliste keine nicht-notwendigen Informationen?
- Passt die Checkliste auf eine einzige Seite?
Checklisten Praxistest
Nachdem Sie die erste Version der Checkliste erstellt haben, muss sich die Checkliste in der Praxis bewähren und hier auch optimiert werden. Falls Sie die Checkliste selbst anwenden, so machen Sie sich bei den ersten Tests Notizen was man der Checkliste noch verbessern kann. Falls Mitarbeiter die Checkliste anwenden, so sammeln Sie Feedback.
Die folgenden Fragen sollten Sie im Praxistest beantwortet werden:
- Ist der Ablauf fließend?
- Ist die Checkliste vollständig?
- Ist die Checkliste für die Anwender verständlich?
- Führt der Einsatz der Checkliste zu einem besseren Arbeitsergebnis? Falls nicht: Was kann optimiert werden?
Mit jeder Optimierung erhalten Sie so Schritt für Schritt eine immer besser funktionierende Checkliste mit der Sie ihr gesetztes Ziel erreichen.
