Wenn ein neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen eintritt, gilt es, ihn mit den Arbeitsabläufen, dem Unternehmensalltag und allen anderen Aspekten vertraut zu machen, die mit der Arbeit verbunden sind. Ein schriftlicher Mitarbeiter-Leitfaden kann den Einstieg deutlich erleichtern. Im Folgenden finden Sie eine Zusammenstellung möglicher Fragen, die Ihr Mitarbeiter-Leitfaden für die Einarbeitung enthalten kann – jeweils gegliedert nach unterschiedlichen Themen.
Arbeit
- Welche Aufgaben sind konkret zu erledigen? Welche Zuständigkeitsbereiche gibt es?
- Wie sind die Entscheidungsprozesse geregelt? Welche Entscheidungen darf der Mitarbeiter selbst treffen? Welchen Entscheidungsspielraum gibt es für den Mitarbeiter?
- An wen kann man sich bei Fragen zu einem bestimmten Thema wenden?
- Wer sind die Vorgesetzten?
- Wer ist für was im Unternehmen zuständig?
- Wie werden die Ziele definiert? Wie wird die Zielerreichung evaluiert?
- Wie werden Projekte in der Firma gehandhabt? Gibt es bestimmte Prozesse, die berücksichtigt werden müssen?
- Gibt es bestimmte Prozesse, die in Krisensituationen befolgt werden müssen? (z.B. Social Media, Kunde kündigt, etc.)
Arbeitszeit
- Welches Arbeitszeitmodell gibt es?
- Bei fixen Arbeitszeitmodellen: Wann beginnt die Arbeit? Wann endet die Arbeit?
- Bei flexiblen Arbeitszeitmodellen: Gibt es eine Kernarbeitszeit?
- Wie sind die verpflichtenden Pausen geregelt? Kann der Mitarbeiter diese frei einteilen oder sind diese zu einem bestimmten Zeitpunkt oder in einem bestimmten Zeitfenster vorgesehen?
- Wie wird die Arbeitszeit dokumentiert?
- Wie sind Kaffeepausen oder Raucherpausen geregelt?
- Wer muss bei externen Meetings (z.B. Kundentermine) informiert werden? (z.B. Rezeption, Vorgesetzter, etc.)
Homeoffice
- Gibt es die Möglichkeit, Arbeit im Homeoffice zu leisten?
- Wenn ja, wie muss ein Homeoffice-Tag angekündigt werden?
- Müssen die Homeoffice-Tage bewilligt werden? Wenn ja, von wem?
- Wie kann man aus dem Homeoffice auf E-Mails & Dokumente zugreifen?
- Gibt es Notebooks, die für das Homeoffice ausgeliehen werden können?
Überstunden
- Welche Überstunden-Regelungen gibt es?
- Sind Überstunden anzumelden? Falls ja, bei wem?
- Wie werden Überstunden vergütet?
- Wie viele Überstunden dürfen maximal geleistet werden?
Urlaub
- Wie wird der Urlaub beantragt?
- Wie lange im Voraus muss der Urlaub beantragt werden?
- Wie viele Urlaubstage stehen dem Mitarbeiter pro Jahr zur Verfügung?
- Gibt es besondere Urlaubsregeln? (z.B. Betriebsferien)
- Wie ist die Vertretung während des Urlaubs zu regeln?
- Gibt es besondere Bestimmungen für die Erreichbarkeit während des Urlaubs?
Krankheitsfall
- Ab wann ist eine Arztbescheinigung einzureichen?
- Bei wem und bis wann muss eine Abmeldung im Krankheitsfall erfolgen?
- Wie ist die Vertretung im Krankheitsfall zu regeln?
Dienstreisen
- Wie ist der Buchungsablauf für eine Dienstreise?
- Welche Pauschalen gibt es bei Dienstreisen?
- Was ist während Dienstreisen zu beachten? (z.B. Aufbewahrung von Belegen)
Meetings
- Müssen Meetingräume vorreserviert werden? Falls ja, wie funktioniert dies?
- Welche wiederkehrenden Meetings gibt es in der Firma? (z.B. Jour Fixe, Abteilungsmeeting)
Technik am Arbeitsplatz
- Wie ist das Passwort für das WLAN?
- Wie ist die Verwendung von privaten Smartphones geregelt?
- Wie ist die private Nutzung von Internet am Arbeitsplatz geregelt?
- Welches Equipment steht zur Verfügung (z.B. Beamer, Laptops, Flipcharts). Wie kann dieses Equipment ausgeliehen werden?
- Wo befinden sich die Drucker? Wie heißen die unterschiedlichen Drucker?
Dokumente
- Wo finden sich welche Dokumente auf den Unternehmenslaufwerken?
- Wo sind die Vorlagen für wichtige Dokumente abgespeichert (z.B. Berichte, Rechnungen, Verträge, etc.)
- Wie sind digitale Dokumente bei der Ablage zu beschriften und abzulegen?
Kommunikationsinstrumente
- Wird das Telefon umgeleitet, wenn jemand nicht am Arbeitsplatz ist? Wie funktioniert die Einrichtung der Umleitung?
- Wo finden sich die internen Telefonnummern und E-Mail-Adressen beziehungsweise Kontaktdaten von Kunden? Welche E-Mail-Verteiler können genutzt werden?
- Wie kann ein Telefongespräch an einen anderen Mitarbeiter weitergegeben werden?
- Wie ist die Erreichbarkeit bei Diensttelefonen geregelt?
- Wie kann auf Firmen-E-Mails von extern zugegriffen werden?
Kommunikation nach Außen
- Welchen Dress-Code gibt es im Büro? Welcher gilt bei Kundenterminen?
- Wie werden Kunden persönlich angesprochen? (z.B. Anrede Du/Sie)
- Welche Besonderheiten gibt es in der Kommunikation nach außen?
Sonstiges
- Welche Möglichkeiten gibt es in der Umgebung zum Mittagessen?
- Darf am Arbeitsplatz gegessen werden? Gibt es spezielle Räumlichkeiten zum Essen oder Kochen?
- Wo gibt es Getränke im Unternehmen? Gibt es eine Kaffeekasse oder sind die Getränke kostenlos?
- Wo gibt es in der Firma reguläres Büromaterial? (z.B. Stifte, Papier)
- Wird bei bestimmten Dienstleistungen mit festen Partnern zusammengearbeitet? (z.B. Taxiunternehmer, Fluglinien, Hotelketten, Handwerker, Übersetzer)
- Gibt es spezielle Mitarbeiterrabatte? (intern und extern)
- Welche Möglichkeiten gibt es zur Fortbildung?
