Welcher Unternehmer kennt es nicht. Man fängt in der früh an zu arbeiten, beantwortet E-Mails, arbeitet an Projekten und plötzlich ist es schon wieder Abend. Und die lange Todo-Liste die man sich vorgenommen hat ist nur teilweise oder sogar überhaupt nicht abgearbeitet worden.
In meinem Alltag habe ich viele Dinge ausprobiert um meine Produktivität zu steigern. Im Rückblick sind es aber vor allem die folgenden 9 Regeln, die mir helfen Tag für Tag mit meinen Aufgaben voranzukommen und das Geschäft zu führen:
Kein Multitasking
Multitasking klingt zwar schön, doch es ist meiner Meinung nach ein Irrglaube, dass dies auch funktioniert. Ich persönlich konzentriere mich immer jeweils auf immer nur eine einzige Aufgabe. Dies hat den Vorteil, dass ich dieser Aufgabe meine ganze Aufmerksamkeit geben kann und dadurch schneller und qualitativer arbeite. Zudem kommen mir bei dieser Fokussierung oft wichtige Ideen und Gedanken. Beim Multitasking bin ich unter dem Strich langsamer bei der Erledigung der Aufgaben, da ich immer wieder aufs Neue den Fokus auf die Aufgabe herstellen muss oder Fehler beheben muss.
Fokus auf die wichtigen Dinge
80% des Erfolgs wird bekanntlich durch 20% der Arbeit generiert. Bei der täglichen Arbeit versuche ich mich auf die 20% zu konzentrieren. Hierfür stelle ich mir jeden Abend vor Feierabend folgende Frage: Welche 3 wirkungsvollsten Dinge kann ich morgen erledigen um meinem Ziel näher zu kommen. Auf genau diese 3 Aufgaben konzentriere ich mich dann am Folgetag zuerst. Erst wenn diese Aufgaben erledigt sind, wende ich mich den restlichen Aufgaben zu. Wenn ich abends auf meine Liste der erledigten Dinge schaue, habe ich so immer das Gefühl was vorangebracht zu haben.
Ablenkung abschalten
Für mich persönlich ist Ablenkung einer der größten Produktivitätskiller. In der Vergangenheit habe ich beobachtet, dass Pop-Ups von eingehenden E-Mails oder App-Benachrichtigungen am Smartphone mich aus der Bahn werfen können. Sobald etwas blinkt, aufpoppt oder vibriert ist meine Aufmerksamkeit dahin und es gibt diese unterbewusste Gefühl der Neugier nun nachzuschauen. Diese Benachrichtigungen „auszublenden“ funktioniert bei mir zumindest nicht. Deshalb habe ich mich entschieden alle diese Störenfriede abzuschalten. Teilweise waren sogar App Deinstallationen nötig. Geholfen hat es aber nachhaltig.
E-Mails checken
E-Mails sind für viele ein großes Leidensthema. Zu Spitzenzeiten habe ich in der Vergangenheit rund 200 E-Mails am Tag empfangen. Gefühlte 90% dieser E-Mails waren unwichtig und unnötig. Trotzdem habe ich die Wichtigkeit, Dringlichkeit maßlos überschätzt. Teilweise habe ich die Mails so jede halbe Stunde, teilweise sogar öfter gecheckt und natürlich immer direkt geantwortet. Welche Wirkung dies auf die Produktivität hatte, muss ich wohl niemanden erzählen. Heutzutage checke versuche ich meine E-Mails maximal 4x pro Tag zu checken – jeweils um 10:00, 13:00, 15:30 und 18:00. Vor allem die E-Mail freie Zeit bis 10:00 genieße ich. Dies sind die produktivsten Stunden des Tages. Wenn ich die E-Mails checke, arbeite ich die E-Mails mit den Optionen „löschen“, „antworten“ oder „planen“ ab. Alles was belanglos ist, wird gelöscht. Falls es sich um Newsletter/Werbeemails handelt, die mich nicht interessieren bestelle ich diese ab. Alle E-Mails deren Beantwortung weniger als 15 Minuten dauert, beantworte ich direkt. Bei allen E-Mails die länger dauern, plane ich mir einen Zeitblock ein in dem ich diese E-Mail beantworte. Damit ich diesen Zeitblock auch einhalte, schreibe ich dem Absender zurück, dass er zum Zeitpunkt XY eine Antwort von mir bekommt.
Nicht erreichbar sein
Manchmal stehen Aufgaben an, die komplex sind und Ihre Zeit dauern. Jede Unterbrechung führt dazu, dass man sich wieder erneut in die Aufgabe einarbeiten muss und so wertvolle Zeit verliert. Für solche Aufgaben schneide ich konsequent sämtlichen Kontakt zur Außenwelt ab. Das Telefon wird abgeschaltet, die Tür wird geschlossen, Skype wird abgemeldet und jede andere Störfaktor wird entfernt. Anschließend fokussiere ich mich auf die Aufgabe bis Sie erledigt ist. Erst danach bin ich wieder erreichbar. Die gleiche Methode wende ich auch für Meetings an.
Nein sagen
Jeder Mensch hat nur 24 Stunden Zeit am Tag. Um Dinge in diesen Stunden voranzubringen ist es wichtig auch mal Nein zu sagen. Nein zu anderen, aber auch nein zu sich selbst. Bei jeder Aufgabe/Anfrage stelle ich mir stets die beiden Frage: Bringt mich diese Aufgabe meinen aktuellen Zielen näher? Wenn ja, habe ich die Zeit diese Aufgabe selbst zu übernehmen oder kann ich diese Aufgabe weiterdelegieren?
Eat the frog first
Vor ein paar Jahren wurde ich in einem Seminar auf die „Eating the frog first“ Methode aufmerksam gemacht. Die Idee hinter dieser Methode ist es, an jedem Tag eine wichtige aber unangenehme Aufgabe (falls vorhanden) jeweils zuerst zu erledigen. Und ja, es funktioniert. Persönlich finde ich, dass diese Methode einen grundsätzlich gelassener macht und vor allem motivierter. Jedoch hat Sie natürlich auch Ihre Grenzen. Falls ein unangenehmer Anruf ansteht, so stehen die Chancen, dass ich den Anrufen um 7:00 morgens bei Arbeitsbeginn erreiche doch sehr schlecht.
Tag abschließen
Am Ende eines jeden Tages, sammle ich nochmal alle Gedanken und schaue mir an was ich erledigt habe und was ich am kommenden Tag angehen will. Hier bei notiere ich die drei wichtigsten Aufgaben des Tages (Siehe Punkt 2), die „Eating the frog“ Aufgabe, die Termine und sämtliche sonstigen Dinge die realistisch zu erledigen sind. Mit dieser Aufgabe mache ich einen geistlichen Schlussstrich unter den Arbeitstag und kann so meine Freizeit als Unternehmer genießen. Am kommenden Morgen habe ich dann den Tag vorbereitet und kann direkt ohne Umwege starten.
Get Power
Auch Unternehmer sind nur Menschen. Um produktiv und damit erfolgreich zu sein, ist es notwendig die Energiereserven wieder aufzuladen und auch ein Leben außerhalb des Unternehmens zu haben. Persönlich habe ich mir die Regel festgelegt, dass ich abends nach 19:00 eine Bildschirm-freie Zeit gönne (Nur bei wirklich wichtigen/dringenden Aufgaben/Projekten mache ich eine Ausnahme). Zudem nehme ich mir während des Tages ganz bewusst Auszeiten, wenn ich mich schlapp fühle. Ein kleine Runde um den Block, ein Buch lesen, eine Stunde Schwimmen gehen oder sich einfach mal ¼ Stunde hinlegen kann wahre Produktivitätswunder bewirken.
Dies waren die 9 wichtigsten Produktivitätshelfer, die mir persönlich als Unternehmer tagtäglich weiterhelfen. Da aber jeder Mensch letztendlich anders funktioniert, ist es wichtig zu experimentieren und schrittweise die geeigneten „Regeln“ für einen selbst zu finden. Am besten funktionieren die Regeln, wenn man Sie als Gewohnheiten im Alltag festigt. In dem Sinne: Viel Spaß beim produktiv werden.
