1. Warum Lean Coffee?
Stell dir vor, du sitzt mal wieder in einem dieser Meetings, die sich endlos ziehen. Auf der Agenda: eigentlich alles und nichts. Irgendwann fragst du dich, warum du überhaupt dabei bist. Genau hier kommt Lean Coffee ins Spiel – ein Meeting-Format, das Chaos in Klarheit verwandelt. Ohne endlose Agenda, ohne PowerPoint-Marathon, aber mit klarer Struktur. Es hilft dir, fokussierte Diskussionen zu führen, bei denen wirklich was rauskommt.
2. Die Geschichte dahinter
2009 saßen Jim Benson und Jeremy Lightsmith in einem Café in Seattle. Beide waren genervt von ineffektiven Meetings und wollten etwas ändern. Sie entwickelten ein Format, das so simpel wie genial ist:
- Lean steht für schlanke, effiziente Prozesse.
- Coffee für die entspannte, lockere Atmosphäre.
Das Besondere: Alle bringen Themen ein, alle entscheiden mit, was wichtig ist. Keine Chefsache, sondern Teamwork auf Augenhöhe.
3. So funktioniert Lean Coffee – Schritt für Schritt
3.1 Vorbereitung
Du brauchst keine Hightech-Ausrüstung. Ein Tisch, ein paar Post-its, Stifte, ein Timer – fertig. Wenn du willst, ein Whiteboard oder Flipchart, um die Übersicht zu behalten. Profi-Tipp: Schreib die Dauer (z. B. 60 Minuten) und das Ziel des Treffens auf eine Folie oder einen Zettel. So bleiben alle fokussiert.
3.2 Eröffnungsrunde
Alle Teilnehmenden schreiben ihre Themen oder Fragen auf je ein Post-it. Kein Kommentieren, kein Diskutieren – einfach sammeln.
3.3 Priorisieren
Jetzt wird abgestimmt. Jeder hat drei Stimmen und verteilt sie auf die Themen. Die Favoriten landen ganz oben auf dem Board.
3.4 Diskussion in Time-Boxes
Für jedes Thema stellst du einen Timer (z. B. 5 Minuten). Am Ende fragt der Moderator: „Brauchen wir mehr Zeit?“
- Ja: Verlängern um zwei Minuten.
- Nein: Weiter zum nächsten Thema.
3.5 Ergebnisse festhalten
Am Ende schreibt jemand die wichtigsten Erkenntnisse und To-Dos auf. Ohne Protokoll geht sonst zu viel verloren.
4. Warum funktioniert Lean Coffee so gut?
- Spontan, aber nicht chaotisch: Es geht um die Themen, die gerade relevant sind.
- Effizient: Der Timer verhindert, dass sich jemand festquatscht.
- Ergebnisorientiert: Am Ende gibt’s klare nächste Schritte.
- Verbindend: Alle sind beteiligt, nicht nur die Lautesten im Raum.
5. Wann lohnt sich Lean Coffee?
- Daily Stand-ups: Wenn dein Team Routinebesprechungen aufpeppen will.
- Retrospektiven: Um offen Feedback einzuholen und gemeinsam zu reflektieren.
- Strategie-Workshops: Wenn es darum geht, viele Perspektiven einzubringen.
- Bereichsübergreifende Meetings: Um verschiedene Teams effizient zusammenzubringen.
6. Tipps aus der Praxis
| Tipp | Warum es hilft |
|---|---|
| Klare Rollen | Moderator, Zeitnehmer, Protokollant – so fühlt sich niemand überfordert. |
| Max. 60 Minuten | Mehr Zeit killt die Energie. Besser kurz und knackig bleiben. |
| Visuelle Übersicht | Ein Whiteboard oder digitales Board hilft, den Überblick zu behalten. |
| Nach dem Meeting reflektieren | Was lief gut, was nicht? So wird jedes Treffen ein Stück besser. |
7. Häufige Stolperfallen (und wie du sie vermeidest)
- Zu viele Themen: Weniger ist mehr – lieber 3 gut bearbeiten als 10 nur anreißen.
- Keine Moderation: Jemand muss die Zeit und den Ablauf im Blick haben.
- Fehlendes Follow-up: Ohne To-Dos verschwinden die Ergebnisse im Nirvana.
8. Fazit: Meetings, die du nicht mehr fürchtest
Lean Coffee ist mehr als nur eine Methode – es ist ein Kulturwandel. Weg von „alle labern, keiner hört zu“, hin zu „alle bringen sich ein, alle profitieren“. Teste es im nächsten Meeting – dein Team wird es dir danken.
9. Quick-Wins für den Start
- Post-its und Timer besorgen (geht auch mit dem Handy).
- Einen ersten Termin im Kalender blocken – 30 Minuten reichen fürs erste Mal.
- Mut haben, es auszuprobieren – Perfektion ist nicht nötig.
