In der heutigen Zeit kennt fast jeder das Problem der ständigen Unterbrechungen. Mal ist ist es ein eingehender Anruf, dann eine ankommende E-Mail oder eine piepende Kurznachricht über What’s App. Das Resultat ist dann oft, dass wir nicht wie geplant vorankommen und unnötige Überstunden machen müssen, damit ein Projekt wie geplant abgeschlossen werden kann. Auf die Dauer schadet dies der Qualität der Arbeit und auch der persönlichen Lebensqualität.
Recht früh habe ich in meiner Selbstständigkeit dieses Problem erkannt und versucht Gegenmaßnahmen zu setzen. Viele verschiedene Methoden habe ich ausprobiert, doch letztendlich waren es vor allem die folgenden 5 Wege, die mir weitergeholfen haben:
Telefonisch nicht erreichbar sein
Wenn ich mit meiner Arbeit vorankommen will, definiere ich mir eine Zeit in der ich nicht erreichbar sein werde. Während dieser Zeit schalte ich mein Telefon auf lautlos und lege es außer Sichtweite. Am Anfang kostet dieser Schritt eine gewisse Überwindung, doch mit der Zeit erkennt man, dass es ohne Probleme funktioniert und man genießt die Vorzüge.
Automatische Meldungen ausschalten
Es muss nicht immer ein Anruf sein, der Ablenkung schafft und einen aus der aktuellen Aufgabe reißt. Oft können es bereits ein kleines Popup-Fenster vom E-Mail Eingang oder ein blinkendes Licht am Smartphone sein, die uns aus der Konzentration holen. Ich habe deshalb alle diese kleinen aber mächtigen Störenfriede abgeschaltet. Wer nicht weiß, wie dies funktioniert, findet online unzählige gute Anleitungen dafür.
E-Mails nur zu bestimmten Zeiten prüfen
Vom Angestelltendasein in einer Agentur habe ich die Angewohnheit in meine Selbstständigkeit mitgebracht meine E-Mails ständig zu prüfen. Dies kostet nicht nur Zeit, bringt Ablenkung, sondern ist auch in den meisten Fällen komplett nutzlos – außer man wartet auf eine sehr dringende Information (und dieser Fall tritt extrem selten ein). Ich habe es mir deshalb zur Angewohnheit gemacht meine E-Mails nur 2- bis 3-mal am Tag zu prüfen. Die restliche Zeit ist mein Posteingang im Offline-Modus. So kann ich nach wie vor auf meine E-Mails zugreifen, wenn ich Sie für die aktuelle Arbeit benötige, werde aber gleichzeitig nicht abgelenkt von neuen eingehenden E-Mails.
In großen Zeitblöcken konzentriert an Projekten arbeiten
Ein eher unscheinbarer Produktivitätskiller bei Projekten ist meiner Erfahrung nach in vielen kleinen Zeitblöcken an einem Projekt zu arbeiten. Stattdessen habe ich mir es nun zur Angewohnheit gemacht, fast ausschließlich in großen Zeitblöcken an einem Projekt zu arbeiten. Diese Zeitblöcke sind dann meistens zwischen 2 und 5 Stunden lang. Teilweise blockiere ich aber auch komplette Tage. In diesen Zeitblöcken bin ich nicht erreichbar und widme mich ausschließlich diesem einen Projekt.
Bei mir führte dies zu einer der größten Steigerungen in der Produktivität und auch die Anzahl an Fehlern wurde reduziert. Zudem hat die Arbeitsqualität zugenommen und ich habe den Eindruck, dass mehr gute Ideen in diesen Zeiten zustande kommen.
Zeit reservieren
Am Anfang eines jeden Projektes setze ich mich hin und erstelle einen groben Projektplan. Dieser beinhaltet die wichtigen Meilensteine im Projekt und den geschätzten Zeitaufwand der für das Erreichen dieser Zwischenziele notwendig ist.
In einem nächsten Schritt trage ich in meinem Kalender die notwenigen Zeitblöcke ein um das Projekt abzuarbeiten. So ist sichergestellt, dass ich wie geplant mit einem Projekt vorankomme. Für kritische Projektschritte reserviere ich mir zudem noch „Pufferzeiten“, damit ich im Ernstfall auf diese Zeitblöcke zugreifen kann um unerwarteten Mehraufwand abzuarbeiten.
Das reservieren dieser Zeitblöcke bringt mir auch den Vorteil, dass ich auf einen Blick sehe, wie ausgelastet ich bin. So kann ich besser entscheiden ob ich noch ein Projekt annehmen kann oder nicht.
Die Kombination macht’s
Das sind die Methoden, die mir im Alltag als Selbstständiger weitergeholfen haben um mit Projekten voranzukommen. Die Methoden führen zu einem guten Ergebnis, wenn Sie alle zusammen kombiniert werden. Nur so kann ein Flow in der Projektarbeit entstehen.
Viele dieser Methoden kosten sicherlich zunächst etwas Überwindung. Hat man Sie aber erst ausprobiert und man sieht, dass es beispielsweise zu keiner Katastrophe kommt, wenn man 4 Stunden nicht erreichbar ist, dann wird man zunehmend gelassener und kann von einem deutlichen Mehr an Produktivität, Qualität und Kreativität profitieren.
