Ineffiziente Meetings sind leider eher die Regel als die Ausnahme. Das führt zu unzufriedenen Teilnehmern, unklaren Ergebnissen und unnötigen Kosten. Mit den folgenden 11 Ratschlägen können Sie Ihre Meetings optimieren.
1. Klares Ziel formulieren
Jedes Meeting sollte ein eindeutiges, messbares Ziel haben. Zum einen geben Sie dem Meeting hiermit einen Sinn und für die Teilnehmer ist von vorn herein klar, was der Output des Zusammentreffens sein soll.
2. Agenda
Nachdem das Ziel definiert ist, sollten Sie auch eine Agenda für das Meeting erstellen. Die Agenda ist der Wegweiser zum Ziel. Vergeben Sie jedem Besprechungspunkt ein Zeitfenster und senden Sie die Agenda mit der Einladung an die Teilnehmer.
3. Vorbereitung
Schicken Sie auch alle Informationen, welche als Basis für die Meeting-Vorbereitung gebraucht werden bereits mit der Meeting-Einladung an die Teilnehmer. So können sie sich besser auf die Diskussionen vorbereiten.
4. So kurz wie möglich
Setzen Sie das Zeitfenster für das Meeting so kurz wie möglich an und halten Sie diese Zeitvorgabe streng ein. Dies macht Druck und verhindert, dass unnötig vom Thema abgewichen gibt. Zudem schützen Sie Ihre eigene und die Zeit Ihrer Mitarbeiter. Denn Zeit ist bekanntlich Geld.
5. Pünktlich anfangen und pünktlich enden
Sorgen Sie als Chef dafür, dass die Meetings pünktlich anfangen und genauso pünktlich enden. Damit beugen Sie vor, dass die Teilnehmer unnütz rumwarten müssen.
6. Ein Verantwortlicher
Bei jedem Meeting sollte es einen hauptverantwortlichen Moderator geben. Dieser hat die Aufgabe, das Timing und die Agenda zu überwachen und für deren Einhaltung zu sorgen.
7. Keine unnötige Geräte
Verbannen Sie Laptops, Smartphones, Tablets & Co aus Ihren Meetings, die nicht für die Abhaltung des Meetings erforderlich sind. Sie schaffen Ablenkung und stören in der Regel den Meetingverlauf.
8. Nicht zu viele Teilnehmer einladen
Je größer eine Meeting-Team, desto schwieriger und ineffektiver die Kommunikation. Laden Sie daher nur jene Mitarbeiter ein, die für die Besprechung notwendige Kenntnisse und Erfahrung mitbringen.
9. Info-Meetings vermeiden
Informationsmeetings gehören in der Regel zu den ineffizientesten Meeting-Typen die es gibt. Falls es möglich ist, die Informationen per E-Mail zu versenden – machen Sie das! Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken.
10. Meetings mal anders
Manchmal kann auch eine ungewohnte Umgebung ein Meeting effizienter, kreativer und konstruktiver machen. Wechseln Sie daher ruhig Ihr Besprechungszimmer mal gegen den naheliegenden Park oder das Bistro um die Ecke.
11. Zusammenfassung am Ende
Fassen Sie am Ende des Meetings nochmal die Outputs für alle Teilnehmer zusammen und definieren Sie die nächsten Schritte, so dass jeder weiß, was er zu machen hat.
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