Als Unternehmer ist man für eine Vielzahl von Aufgaben und Projekten zuständig und verantwortlich. Damit Projekte erfolgreich umgesetzt werden können ist eine gute, durchdachte Projektplanung unerlässlich.
Doch eine Projektplanung muss nicht immer komplex sein. Oft reicht schon ein grober Webweiser um die Ziele effizient zu erreichen.
Der Projektplanungsprozess hat folgende 5 Hauptaufgaben:
- Er definiert was genau das Ziel ist und wie dieses Ziel erreicht wird
- Er hält fest, wer, welche Aufgaben zu erledigen hat
- Er visualisiert die Zusammenhänge und Abhängigkeiten
- Er gibt einen zeitlichen Rahmen für die Umsetzung des Projektes vor
- Er zeigt mögliche Schwachstellen auf und sichert dadurch die Qualität
Wie gehe ich bei der Projektplanung vor?
Um ein Projekt zu planen sollten Sie die folgenden Fragen der Reihe nach beantworten und auf dieser Grundlage ihr Projekt planen. Zum besseren Verständnis erkläre ich den Prozess der Projektplanung anhand eines konkreten, vereinfachten Beispiels.
1. Ziele festlegen
- Was ist das Ziel des Projektes? Wie sieht das finale Ergebnis aus?
Beispiel: Ein Unternehmensblog soll in zwei Monaten gestartet werden - Welche Zwischenziele/Meilensteine sind nötig um das Projektziel zu erreichen?
Beispiel: Erstellung eines Basiskonzeptes für Blog, Erstellung der technischen Infrastruktur/Webdesign, Erstellung der Blogbeiträge, Einpflegung der Blogbeiträge, Test & Golive. - Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
Beispiel: 5000 € an Budget, 1 Mitarbeiter aus der Marketingabteilung mit 5 Stunden pro Woche, 1 Mitarbeiter aus der IT mit 5 Stunden pro Woche.
2. Arbeitsschritte definieren
- Welche Arbeitsschritte sind konkret nötig um jedes Zwischenziel zu erreichen?
Beispiel: Erstellung der Blogbeiträge > Definition zu welchen Themen Blogbeiträge erstellt werden sollen, Grobe inhaltliche Konzeption der einzelnen Blogbeiträge, Redaktion der Blogbeiträge, Korrekturlesen der Blogbeiträge, Auswahl von Bildmaterial für Blogbeitrag - Welche Abhängigkeiten gibt es?
Beispiel: Blogbeiträge können erst dann eingepflegt werden, wenn die technische Infrastruktur für den Blog fertig ist - Wer hat welche Aufgaben zu erledigen?
Beispiel: Der Mitarbeiter in der IT ist zuständig um die technische Infrastruktur für den Blog zu erstellen - Welche Aufgaben sind bis wann zu erledigen? (sollte idealerweise mit einem Projektplan mit Zeitschiene visualisiert werden)
Beispiel: Die Konzeption der Webseite soll in zwei Wochen fertig sein. Anschließend beginnt die IT mit dem Aufbau der technischen Infrastruktur und die Marketingabteilung kümmert sich um die Redaktion der Blogbeiträge. Zwei Wochen vor dem Golive muss die technische Infrastruktur fertig sein, damit die Marketingabteilung die Blogbeiträge einpflegen kann und mit dem Testen der Webseite beginnen kann. - Wer übernimmt die Hauptverantwortung im Projekt?
Beispiel: Die Marketingleitung übernimmt die Projektleitung - Wer übernimmt welche Entscheidungen?
Beispiel: Die Marketingleitung muss alle etwaigen Budgetänderungen, die über 100 € liegen freigeben. Der zuständige Marketingmitarbeiter hat die alleinige Verantwortung für die Themenauswahl der Blogbeiträge.
3. Qualität sichern
- Wie soll die Qualität der Projektarbeit gesichert werden?
Beispiel: Alle fertigen Blogartikel werden einer Rechtschreibprüfung unterzogen und von der Marketingleitung Korrekturgelesen - Wie wird der Projektfortschritt dokumentiert?
Beispiel: In einem Excel-Sheet hat jeder Mitarbeiter freitags bis 10:00 den aktuellen Projektstatus einzutragen.
4. Risiken managen
- Welche möglichen Risikofaktoren gibt es und wie können diese verhindert bzw. behandelt werden?
Beispiel: Die IT Abteilung bekommt unter Umständen einen sehr wichtigen internen Auftrag, der höchste Priorität hat und die alle Ressourcen des Blogprojektmitarbeiters beanspruchen würde. Lösung: Sollte der interne Auftrag zustande kommen wird die technische Umsetzung des Blogs an einen externen Webentwickler übertragen. Um auch eine Übernahme während des laufenden Projektes zu ermöglichen, dokumentiert der IT-Mitarbeiter alle wichtigen Schritte.
5. Effizienz steigern
- Wie kann der Projektprozess effizienter gestaltet werden?
Beispiel: Die Themen für die Blogbeiträge werden alle zusammen festgelegt, statt Sie jeweils einzeln zeitlich versetzt zu definieren
