Pomodoro-Methode: Mehr Effizienz im beruflichen Alltag

Die Pomodoro Methode ist ein interessantes Hilfsmittel um im Arbeitsalltag konzentriert und effizient an den wichtigen Dingen zu arbeiten. Im Folgenden gebe ich einen Überblick, wie die Methode funktioniert, wie ich Sie persönlich in meinem Arbeitsalltag als Selbstständiger einsetze und welche unterstützenden Tools es gibt.

So funktioniert die Pomodoro-Methode

Im Grund genommen ist die Pomodoro-Methode ganz einfach.

• Sie arbeiten 25 Minuten hochkonzentriert ohne Ablenkung an einer Aufgabe.
• Nach diesem Arbeitsblock von 25 Minuten machen Sie 5 Minuten Pause
• Anschließend arbeiten Sie weitere 25 Minuten an einer Aufgabe und machen dann wieder 5 Minuten Pause.
• Diesen Vorgang wiederholen Sie insgesamt 4-mal bis Sie eine ganze Pomodoro Session zusammen haben–Sie also 4×25 Minuten gearbeitet und 4×5 pausiert haben. Danach legen Sie eine Pause von 30 Minuten

Welche Rahmenbedingungen sollten erfüllt sein, damit die Pomodoro  Methode funktioniert?

• Während einem Arbeitsblock sollten alle externen Ablenkungen abgeschaltet Dazu gehören Telefon, E-Mails, Benachrichtigungen (SMS bis What’s App)
• Es muss sichergestellt sein, dass man nicht von anderen Personen gestört ist. Arbeitet man in einem Büro mit anderen zusammen, muss man ganz klar signalisieren, dass man sich derzeit in einer Pomodoro-Session befindet.
• Man sollte sich nur einer einzigen Aufgabe gleichzeitig widmen, an der man arbeitet. Multitasking ist verboten.
• Die Pausen (sowohl die 30 als auch die 5 Minuten Pausen) sind arbeitsfrei. In dieser Zeit geht es darum, dass Sie sich nach der hochkonzentrierten Arbeit erholen und neue Energie tanken.

Welche Vorteile verspricht die Pomodoro Methode?

• Mehr Konzentration: Während den Arbeitsblöcken kann man hochkonzentriert und ablenkungsfrei an einer Aufgabe arbeiten
• Mehr Effizienz: Durch die ablenkungsfreie Arbeit kommt man effizient voran, da man weitaus effizienter voran.
• Höhere Arbeitsqualität: Durch die konzentrierte Arbeit verbessert sich die Qualität der Arbeit, da man sich intensiver mit der aktuellen Arbeit befasst
• Bessere Energiehaushalt: Da man bewusst Pausen einlegt, geht man letztendlich verantwortlich mit der zur Verfügung stehenden Energie um und vermeidet, dass man bis zur völligen Erschöpfung arbeitet und dann für den Erst des Tages erledigt ist.

Wie kann man die Pomodoro Methode in den Arbeitstag integrieren

• Pro Tag kann man sich eine feste Anzahl an Pomodoro-Sessions einplanen an denen man an wichtigen Aufgaben arbeitet. Wie viele Pomodoro-Sessions möglich sind, hängt sicherlich aber von der jeweiligen Arbeitssituation ab. Bei mir persönlich schwankt die Zahl zwischen 2 und 4 Pomodoro-Sessions. Dies sind dann 8-16 Arbeitsblöcke pro Tag.
• Ein Vorteil kann sich daraus ergeben, dass man die geplanten einzelnen Arbeitsblöcke bereits konkreten Aufgaben bzw. Projekten zuteilt. So behält man auch den Überblick welche Aufgaben bis wann erledigt werden können.
• Auch ein Vorteil kann sein, den Ablauf eines Arbeitsblocks im Detail zu planen. Hier kann es helfen konkret eine Checkliste zu schreiben mit Mini-Aufgaben die man in den 25 Minuten erledigen will. Dies kann dabei helfen die Aufmerksamkeit besser bei der Aufgabe zu behalten.

Möglichkeiten die Pomodoro-Methode abzuändern

Jeder Mensch und jede Arbeitssituation sind letztendlich anders. Deshalb kann es sich unter Umständen lohnen die Methode an die eigenen Umstände anzupassen. Diese Möglichkeiten gibt es unter anderem:

• Geänderte Zeitintervalle:
  B. 2×55 Minuten mit kleinen Pausen von 5 Minuten und einer großen Pause von 30 Minute
• Geänderte Anzahl an Sessions
  B. 5×25 Minuten mit kleinen Pausen von 5 Minuten und einer großen Pause von 30 Minuten

Wie ich einen gesamten Arbeitstag mit der Pomodoro Methode bewältige

• 3-4 Arbeitssessions zu je 25 Minuten pro Tag (Bei 4 Arbeitssessions arbeite ich von 7:00 bis 19:00)
• Nach jeder Arbeitssession 25 Minuten für E-Mails, Anrufe oder Mini-Aufgaben. Dies sind fast 2 Stunden pro Tag und ist mehr als ausreichend.
• Ganz gezielt plane ich mir tägliche Arbeitssessions ein, an denen ich nicht an Kundenprojekten arbeite, sondern mich explizit mit meinem Unternehmen und auch mit Weiterbildung auseinandersetze. Dies wirkte sich sehr positiv aus, da früher diese wichtigen Aufgaben oft auf der Strecke blieben.
• Reicht eine 25 Minuten-Session mal nicht aus um eine Aufgabe abzuschließen, so gebe ich mir maximal 5 Minuten „Nachspielzeit“. Falls ich länger benötigen würde, widme ich mich dem Thema wieder in einem neuen Arbeitsblock.

Diese Vorteile hat mir die Pomodoro-Methode im Selbstständigen-Alltag gebracht

• Leichteres Stundentracking, da ich bei jedem Projekt die Anzahl der Arbeitsblöcke notieren kann
• Bessere Qualität meiner Arbeit, da es keine Ablenkungen mehr gibt.
• Mehr Kreativität, da mir in den konzentrierten Arbeitssessions aber auch in den kurzen Pausen deutlich mehr Ideen kommen.
• Mit der Zeit habe ich ein gutes Gefühl dafür entwickelt, wie viele Arbeitsblöcke ich für wiederkehrende Aufgaben benötige. Dies macht mir die Angebotserstellung deutlich einfacher.
• Mit der Pomodoro-Methode habe ich gefühlt deutlich mehr Energie am Ende eines Arbeitstages und dies obwohl ich mehr erledigt bekommen habe.
• Tage mit viel Bildschirmarbeitszeit haben mir zunehmend Probleme bereitet. Die regelmäßigen Pausen haben deutlich dazu beigetragen, dass meine Augen weniger gereizt

Diese Tools helfen bei der Umsetzung der Pomodoro-Methode

• Sanduhren
  Mein favorisiertes Werkzeug für die Zeitmessung sind zwei Sanduhren. Eine mit einer Laufzeit von 25 Minuten und eine mit 5 Minuten. Ich mag die Sanduhren, da Sie mich unabhängig von jeglicher Art von Bildschirmen machen.
  
  Nachteil ist jedoch, dass man im Flow schon mal übersieht, wenn die Zeit schon abgelaufen ist.

  Hier lassen sich Sanduhren für die Pomodoro-Methode bei Amazon bestellen:
  25 Minuten Variante
  5 Minuten Variante

• Pomodoro-Apps
  Mittlerweile gibt es am Markt eine Fülle an Apps, die für die Pomodoro-Methode eingesetzt werden können. Es gibt Sie in der minimalistischen (z.B. Proto Productivity Timer ) bis hin zur spielerischen Variante (z.B. Productivity Challenge Timer).

  Nachteil ist, dass man ein Smartphone dafür benötigt und so womöglich doch mitbekommt, wenn ein Anruf eingeht oder eine Nachricht ankommt (außer man hat den Flugmodus eingeschaltet)

• Desktop-Applikationen
  Im Windows-App Store gibt es auch die ein oder andere App (z.B. Tomatime), die einen bei der Umsetzung der Pomodoro-Methode unterstützt. Vorteil ist für Bildschirmarbeiter, dass man die Erinnerung vor der Nase eingeblendet bekommt, wenn die Zeit vorbei ist.

  Nachteil ist bei Desktop-Apps, dass man den Timer nicht verwenden kann, wenn man keine Bildschirmarbeitet macht (z.B. bei einem Brainstorming)