Am Anfang meiner Selbstständigkeit habe ich oft den Fehler gemacht und die Aufwände für Kundenprojekte falsch eingeschätzt. So waren für Projekte dann teilweise plötzlich doppelt so viele Stunden angefallen als kalkuliert wurden. Dies ist natürlich doppelt schmerzlich, weil sich dadurch auch der Stundensatz halbiert.
In der Werbebranche funktioniert ein Auftrag in der Regel so, dass die Agentur einem Kunden für ein bestimmtes Projekt ein Angebot legt. Das Angebot wird auf Basis eines Briefings erstellt, das die Eckpunkte eines Projektes definiert. Schließlich erstellt man als Agentur eine Aufwandschätzung für diese Leistungen und legt ein verbindliches Angebot.
Nach meinen ersten Jahren in der Selbstständigkeit habe ich letztendlich aus meinen Fehlern gelernt und habe der Herausforderung durch das Setzen von Gegenmaßnahmen entgegengewirkt. In den meisten Fällen entsprechen deshalb nun die kalkulierten Stunden weitgehend auch den angefallenen Stunden.
Die folgenden Methoden haben mir dabei geholfen die Diskrepanz zwischen kalkulierten und tatsächlich angefallenen Aufwände zu minimieren.
Zeiterfassung
Vor allem am Anfang der Selbstständigkeit tut man sich schwer die Aufwände für Projekte korrekt einzuschätzen. Damit man ein Gefühl bekommt, was wie viel Zeit beansprucht ist genaue Zeiterfassung unerlässlich. Zeiterfassungs-Tools wie beispielsweise Toggl haben mir hier sehr weitergeholfen. Dieses Tool ermöglich es, kinderleicht den Zeiteinsatz sekundengenau für ein Projekt zu messen.
Puffer einplanen
In die Kalkulation eines Projektes gehört auch immer ein Puffer rein. Meine Erfahrung zeigt, dass dies in der Regel um die 20% sein sollten. Dies deckt in den meisten Fällen alle Eventualitäten ab. Bei neuen Kunden oder ganz neuen Projekttypen kalkuliere ich generell einen höheren Puffer ein, da hier das Risiko daneben zu liegen weitaus höher ist.
Leistungsangebot detailliert aufschlüsseln
In manchen Fällen kann es vorkommen, dass der Aufwand deshalb ausartet, weil das Leistungsangebot in einem Angebot nicht klar definiert war. Ein gut aufgeschlüsseltes, transparentes Angebot kann deshalb helfen hier die Risiken zu minimieren.
Kunden über den aktuellen Stand der Stunden informieren
Kunden haben oft Schwierigkeiten damit Aufwände von externen Dienstleistern korrekt einzuschätzen. Eine „kleine“ Änderung, kann deshalb schnell mal eine Stunde oder mehr an Aufwand kosten. Auch hier hat sich bei mir bewährt, dass man mit dem Kunden über den aktuellen Stand der Stunden spricht und ihm auch die Aufwände näher erklärt. Wichtig ist natürlich, dass man seine Leistungen in dem Fall von Anfang an die Stunden-Anzahl in einem Angebot aufschlüsselt.
Kritische Projekte auf Stundenbasis abwickeln
Ab und zu kommt es Projekten bei denen der Aufwand sehr schwierig einzuschätzen ist. In solchen Fällen arbeite ich persönlich nur noch auf Stundenbasis und biete keine Pauschalpreise für Leistungen mehr an. Dies bringt sowohl für mich als Agentur als auch für den Kunden Fairness – denn immerhin zahlt der Kunde auch nicht drauf, wenn meine Stundenschätzung überhöht war.
Wiederkehrende Prozesse standardisieren
In vielen Projekten kommt es zu wiederkehrenden Aufgaben, die immer nach dem gleichen Muster ablaufen. Dennoch passieren bei diesen wiederkehrenden Aufgaben von denen man denkt, dass man Sie beherrscht Fehler. Auch dies führt letztendlich dazu, dass man Aufwände falsch schätzt und nachher mehr Stunden als notwendig benötigt. In diesem Fall bieten Checklisten eine gute Abhilfe. Sie geben bei komplexen aber wiederkehrenden Aufgaben Sicherheit, helfen Fehler zu vermeiden und tragen dazu bei, dass man bei den kalkulierten Aufwänden bleibt.
Projektevaluierung
Bei jedem Projekt gibt es Dinge, aus denen man für die Zukunft lernen kann. Ich habe es mir deshalb zur Gewohnheit gemacht nach jedem Projektabschluss, das Projekt nochmal Revue passieren zu lassen. Hierbei stelle ich mir die Frage: Was habe ich aus diesem Projekt gelernt und wie kann ich das Gelernte für die Zukunft nutzen? Auch diese Evaluierung hilft mir letztendlich dabei Projektaufwände besser und besser einzuschätzen.
Dies sind die Methoden, die mir bislang als Agentur geholfen haben meine Projektaufwände in den Griff zu bekommen. Viele dieser Methoden sind aber sicherlich auch für andere selbstständige Tätigkeiten anwendbar.
