Eine Anleitung für EPU und KMU durch den Entscheidungsdschungel auf dem Weg zur optimalen Personalausstattung.

Ist es Zeit, neue Mitarbeiter einzustellen? Wenn Sie als Unternehmer diese Frage stellen, ist meist schon viel passiert. Überlegungen zum Geschäftsmodell und zur Personalstruktur wurden gewälzt, im Geiste wurden personelle Rochaden durchüberlegt. Im Bekanntenkreis wurde nach passenden Puzzlestücken für freie Positionen gesucht, Finanzpläne zur Finanzierung erarbeitet. Oft wurde die Stelle auch schon besetzt, verbunden mit Stoßgebeten Richtung Himmel, dass er oder sie doch bitte passen möge.

Um eine erfolgreiche „Personalschleife“ von Anfang bis Ende aufzusetzen, lassen sich die folgenden Schritte definieren, deren Erreichung zum bestmöglichen Ergebnis führen sollten. Achtung: 100 Prozent Sicherheit gibt es im Umgang mit Menschen nicht, aber jeder kleine Schritt in diese Richtung tut Ihrem Unternehmen gut!

Das Geschäftsmodell, Ihr Business, die Marktsituation

Sie haben sichergestellt, dass Sie – basierend auf Ihren Kompetenzen – ein Geschäftsmodell aufgesetzt haben, das wirklich funktioniert. Sie haben sich Hilfe bzw. Feedback von außen geholt beim „Abklopfen“ desselben und Sie arbeiten regelmäßig daran, dass das Modell aktuell bleibt.

Sie als Unternehmer

Sie sind der Richtige für die Rolle als Unternehmer. Sie leiten, Sie tragen die Verantwortung, Sie haben die Vision im Kopf, Sie wollen erfolgreich sein und sind bereit, dafür hart zu arbeiten. Auch dies überprüfen Sie regelmäßig, reden mit der Familie, Bekannten und Kollegen und holen sich professionelle Unternehmensberatung und/oder Reflexion über Coaching bzw. Supervision, je nach Bedarf.

Der Personalbedarf

In direkter Ableitung aus Ihrem Geschäftsmodell und der – geplanten – Entwicklung des Geschäfts definieren Sie die neue Stelle. Dies schaffen Sie indem Sie die großen Ziele Ihres Unternehmens herunterbrechen bis Sie eine konkrete Beschreibung der Stelle haben, z.B. Vision – Unternehmensziele – Bereichsziele – Tätigkeitsbeschreibung(en).

Hier ist oft ein Knackpunkt zu erkennen, weil oft nur relativ spontan „Ich brauche eine/n …“ gesagt wird; der von den Zielen runtergebrochene Bedarf aber was anderes ergibt. Daher ist der beratende Teil der Personalberatung in dieser Phase von Nutzen. Sinnvollerweise berücksichtigt man auch in diesem Stadium strukturelle Gegebenheiten wie Arbeitszeiten, gute Dienstvertragsinhalte, überlegt sich genau Befristungen und beschreibt die eigenen Unternehmenswerte, um auch dazu passende Mitarbeiter zu finden.

Die Personalsuche

Dies ist das Herzstück des Personalwesens; es birgt sowohl das größte Gefahrenpotential als auch die größten Chancen. Selbstsuche oder Fremdsuche, Anstellung vs. Werkvertrag (Achtung Sozialversicherungspflicht!), Direktanstellung oder Arbeitskräfteüberlassung (= „Leasing“, weniger Risiko für Sie als Beschäftigter), Förderungen suchen oder nicht (so verzichten Sie oft auf viel Geld!), Onboarding professionell und strukturiert oder die Mitarbeiter nur anmelden.

Dies sind nur einige Beispiele für zu klärende Fragen, die in Summe dazu führen sollen, Fehlbesetzungen möglichst zu verhindern. Fehlbesetzungen verursachen Kosten zwischen 30 und 300 % eines Jahresbruttogehaltes (je nach Qualifikation, inklusive Einschulung usw.). Die Quote der Fehlbesetzungen wird gleichzeitig mit einem Viertel angenommen. So gesehen ist oft vorherrschendes Zaudern nachvollziehbar beim Treffen von Personalentscheidungen, weil man jedes Mal viel Geld riskiert.

Nichts zu tun ist aber auf Dauer auch nicht sinnvoll: man bremst dadurch die Entwicklung des eigenen Unternehmens. In Konsequenz bleibt für Unternehmen ohne eigene vollständige Personalabteilung nur die Variante der externen Personaldienstleistung mit vergleichsweise geringen Kosten und dem Potential, viel Geld einzusparen.

Der Personaleinsatz, Personalentwicklung

Wenn Menschen miteinander arbeiten, passieren oft komische Sachen. Als Führungskraft hat man die Verantwortung dafür und die Verpflichtung, bei Bedarf aktiv in das Geschehen steuernd einzugreifen. Die laufende Administration und der laufende Einsatz von Personal werfen von Zeit zu Zeit arbeitsrechtliche Fragen auf, Fragen des Miteinanders und der individuellen Entwicklung. Auch hier ist Personaldienstleister erster Ansprechpartner und kann Ihnen weiterhelfen bei der Entwicklung, Durchführung und Auswahl von Maßnahmen.

Das Ende von Arbeitsverhältnissen

Arbeitsverhältnisse sind zum allergrößten Teil nicht für die Ewigkeit. Menschen verändern sich, Bedürfnisse entstehen und verschwinden, Märkte wandeln sich, Krisen sind durchzustehen – all das und noch viel mehr führt zu Trennungen, die fair und effizient abgewickelt werden sollen. Auch hier gilt: man sieht sich immer zweimal im Leben. Eine Trennung kann sogar als Chance begriffen werden, den guten Ruf des eigenen Unternehmens aufzubauen bzw. zu stärken. Scheidende Mitarbeiter tragen den Ruf Ihres Unternehmens weiter in neue Unternehmen und in den privaten Kreis – das hat Wirkung!

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